Think Before Meeting

เมื่อวันก่อน ผู้บริหารธนาคารท่านหนึ่งบ่นกับผมว่า เดี๋ยวนี้เวลาหมดไปกับการประชุมเยอะเหลือเกิน ประชุมอะไรก็ไม่รู้โน่นนี่ไปหมด อยากปรึกษาว่าองค์กรควรทำอย่างไรดี

“Why do you think there are so many meetings?” ผมถาม

“Because there are important things that need to be discussed and decided” ท่านตอบ

“Well, that’s the problem. You shouldn’t use meetings to discuss important issues.” ผมเรียนท่านตรง ๆ ว่าองค์กรควรเปลี่ยนวิธีมองการใช้เครื่องมือ “ประชุม” เสียใหม่

การประชุม เป็นสิ่งตกค้างจากโลกยุคก่อน ยุคที่การสื่อสารไม่สะดวก ผู้ใหญ่ลีจะทำอะไรก็ต้อง “ตีกลองประชุม” ให้ชาวบ้านมาชุมนุมกัน

แต่ในโลก Open Source ปัจจุบัน การประชุมเป็นเครื่องมือที่ช้าเกินไป เรามีวิธีสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็วและทั่วถึง โดยไม่ต้องมานั่งตัวเป็น ๆ เห็นหน้ากัน mobile phone, email, Skype, WhatsApp, LINE, etc.

โลกของการทำงานในเวลานี้ ต้องการความรวดเร็ว ต้องกล้าตัดสินใจ ต้องพร้อมปรับเปลี่ยนเสมอ ซึ่งตัวช่วยคือ connectivity, peers, และ positive autocratic leadership

ปัญหาที่เราพบในการเตรียมผู้นำ Open Source Leaders คือ “ออฟฟิศ” มักล้าหลัง “ชีวิต” อยู่หลายก้าว การบริหารจัดการและวัฒนธรรมของหลาย ๆ องค์กรยังติดอยู่ในโลกที่แล้ว ไม่ตอบโจทย์ความเป็นจริงที่กำลังเกิดขึ้น ซึ่งการประชุมก็เป็นหนึ่งในนั้น

โลกของผู้นำในยุค 4.0 คล้ายกับโลกของพ่อแม่ในยุคนี้ ต้องปล่อยลูกน้องให้เป็นอิสระ ใช้เวลาให้มากกับการคัดกรอง ปลูกฝังหลักคิดที่ดี วางกรอบกว้าง ๆ ในการปฎิบัติ แล้วปล่อยให้ลูก (น้อง) ได้เติบโต set them free

หากมัวแต่นั่งประคบประหงม ผู้ใหญ่ต้องเข้าประชุมคอยฟังเด็กเล่าทุกวันว่าจะทำอะไรเพื่อช่วยตัดสินว่าควรทำไหม คุณจะไม่สามารถรับมือกับโลกยุค Hyperloop (เร็วกว่าจรวด) ได้

ใน 21st Century เรื่องสำคัญไม่มีเวลารอการประชุม ขืนมัวแต่รอนัดผู้บริหารให้ครบองค์ ลูกค้าเผ่นไปหาทางเลือกอื่น ๆ ที่มีมากมาย

อ้าว งั้นเรายังควรจะประชุมกันอยู่ไหม? แล้วควรจะประชุมเรื่องอะไร?

ข้อคิดของผู้นำสมอง

1. Don’t use meeting for things that can be done someway else จงคิดก่อนจะนัดประชุม ถามตัวเองง่าย ๆ ว่า “มีวิธีอื่นที่สะดวกกว่าการนัดคนมานั่งรวมกันไหม?” อย่าติดกับดักสมองส่วนหลังซึ่งอยากเลือกทำแต่สิ่งที่คุ้นเคย Elizabeth Grace Saunders แนะนำไว้ใน Harvard Business Review ว่า don’t schedule meetings for items that you can communicate via e-mail ผมเห็นบ่อย ๆ คือการประชุมเพื่อสื่อสาร (แปลว่าพี่พูดอยู่คนเดียวที่เหลือนั่งฟัง) จริงไหมว่าเด็กในปัจจุบันสนใจโทรศัพท์มากกว่าคนตรงหน้า ฉะนั้นหากอยากให้เขารับรู้อะไร ส่งผ่านมือถือไปจะได้ผลกว่าไหม? ไม่ต้องเลื่อนสื่อสารนัดแล้วนัดอีกเพราะเวลาไม่ตรงกัน กว่าถั่วจะสุกงาก็ไหม้ไปถึงไหน ๆ แล้ว

2. Don’t use meeting for decision making โลกในยุคนี้รอไม่ได้ ยิ่งเป็นเรื่องลูกค้า เรื่องคน เรื่องการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้ายิ่งรอไม่ได้ การประชุมจึงควรเป็นทางเลือกสุดท้ายในการรับมือกับเรื่องที่สำคัญ องค์กรต้องปล่อยให้พนักงานมีอิสระในการตัดสินใจ ฝึกให้เขารู้ว่าเรื่องใดอยู่ในวิสัยที่เขาจะตัดสินใจได้ if it’s operation you decide; if it’s strategic call your boss ข้อดีของยุค 4.0 คืออยู่ไกลก็เหมือนใกล้ ลูกน้องเจอปัญหาที่คิดว่าต้องขอตัวช่วยจากหัวหน้า ก็สามารถหยิบโทรศัพท์ขึ้นมากดได้เลย ทุกวันนี้ผมแทบไม่เจอหน้าซีอีโอเพราะต่างคนต่างเดินทาง แต่หากมีเรื่องอะไรสำคัญ เราโทรติดต่อหรือยิงอีเมลหากันได้ตลอด

3. Use meeting to set habits ใช้การประชุมสร้างนิสัย ข้อดีของการประชุมคือมันเป็นวิธี “บังคับ” ให้คนกลุ่มใหญ่ต้องทำอะไรบางอย่างร่วมกันตามเวลานัดหมายอย่างสม่ำเสมอ สำหรับสมองนี่คือการสร้างนิสัย เช่น ที่ Iclif เรามีการประชุมหนึ่งเรียกว่า Faculty Forum เพื่อให้อาจารย์แต่ละท่านได้ผลัดกันขึ้นมาแชร์เนื้อหาด้าน leadership ไม่ว่าจะเป็นหนังสือเล่มล่าสุด งานวิจัยที่ตนทำอยู่ หรือหลักสูตรใหม่ ๆ และให้ผู้ฟังได้ร่วมถกในเรื่องดังกล่าว ที่ต้องทำแบบนี้เพราะความสำคัญของ learning and growth ในโลกธุรกิจเป็น lower priority item หากเราไม่เซ็ตการประชุมเอาไว้ทุกเดือนการพัฒนาตัวเองจะถูกละเลย และนิสัยการใฝ่รู้ใฝ่เรียนหมั่นแลกเปลี่ยนก็จะไม่เกิด งั้นลองเอาวัฒนธรรมองค์กรมาตั้งและดูว่าคุณจะใช้การประชุมสร้างนิสัยเหล่านั้นได้อย่างไร

มีเรื่องใดในองค์กรของคุณที่ควร “หยุดประชุม” และเรื่องใดที่ควร “เริ่มประชุม” บ้างครับ?