การประชุมที่ดีต้องมีเจ้าภาพที่เก่ง

การประชุมที่ดีต้องมีเจ้าภาพที่เก่ง

การประชุมจะดีหรือมีประสิทธิภาพได้นั้น ผู้ที่ทำหน้าที่เจ้าภาพ หรือ ผู้นำ ต้องเป็นคนที่ 'เก่ง'

งานที่ใช้เวลาผมมากที่สุดและเป็นงานที่ผมต้องทำมากที่สุดเมื่อเทียบกับงานอย่างอื่นๆ คือ การเข้าร่วมประชุม ซึ่งมีทั้งการประชุมที่เกี่ยวกับงานที่ผมทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษากฎหมาย รวมทั้งการประชุมคณะกรรมการบริษัท หรือคณะกรรมการชุดย่อยของบริษัทในบริษัทต่างๆ ที่ผมได้รับการแต่งตั้งให้เข้าไปรับตำแหน่งอีก 4-5 บริษัท

การประชุมอาจมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันไป เช่น เพื่อแสวงหาทางออกให้แก่ปัญหาที่เกิดขึ้น (Problem-Solving Meeting) หรือเพื่อตัดสินใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง (Decision-Making Meeting) หรือเพื่อติดตามดูแลเรื่องที่ผู้ใต้บังคับบัญชาดำเนินการไป (Oversight Meeting) ซึ่งอาจมีจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมมากบ้างน้อยบ้างแตกต่างกันไป แต่เมื่อมีการเรียกประชุมก็แสดงว่าเรื่องที่เป็นหัวข้อของการประชุมจะต้องไม่ใช่เรื่องของคนๆ เดียว และทุกคนที่เข้าร่วมประชุมต่างก็มีหน้าที่เกี่ยวข้องหรือมีส่วนได้เสียในหัวข้อของการประชุม และจะได้รับการเปิดโอกาสให้แสดงความคิดเห็น
ผมจึงชอบการเข้าร่วมประชุมเพราะเป็นโอกาสที่ผมจะได้เรียนรู้อย่างกว้างขวางจากคนอื่นๆ ไม่ว่าจะมีวัยหรือวุฒิสูงหรือต่ำกว่าผมก็ตาม แต่การเข้าร่วมประชุมในบางครั้งก็ทำให้ผมอึดอัดและรู้สึกเสียดายเวลา เพราะเป็นการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ใช้เวลามากแต่ได้ผลลัพธ์น้อยหรือไม่ได้เลย

ผมมีความเห็นว่าการประชุมจะดีหรือมีประสิทธิภาพได้นั้น ผู้ที่ทำหน้าที่ 'เจ้าภาพ' หรือ 'ผู้นำ' ในการประชุม (ซึ่งอาจจะเป็นผู้ที่ได้รับหน้าที่นี้อย่างเป็นทางการในฐานะเป็นประธานในที่ประชุม หรือเป็นผู้รับทำหน้าที่นี้ในฐานะเป็นผู้เรียกหรือจัดให้มีการประชุม) จะต้องเป็นคนที่ 'เก่ง' การประชุม ซึ่งไม่ได้หมายความว่าเป็นผู้ที่มีความรู้ ความสามารถ หรือประสบการณ์สูงที่สุดในบรรดาผู้ที่เข้าร่วมประชุม เพราะในการประชุมส่วนใหญ่ที่ผมเข้าร่วมประชุมด้วยนั้น ผู้เข้าร่วมประชุมต่างก็เป็นผู้มีความรู้ความสามารถและมีประสบการณ์ในด้านที่ตนเองเชี่ยวชาญสูง ซึ่งหากวัดกันเฉพาะในด้านนั้นก็อาจถึงขนาดที่ทำให้ 'เจ้าภาพ' หรือ 'ผู้นำ' ในการประชุมรู้สึกขวัญหนีดีฝ่อเอาได้ง่ายๆ

'เก่ง' การประชุมสำหรับผู้ที่ทำหน้าที่ 'เจ้าภาพ' หรือ 'ผู้นำ' ในการประชุม คือ สามารถทำหน้าที่เป็นทั้ง Leader, Facilitator, Consensus Builder, Contributor, Expert, Scribe, รวมทั้งเป็น Joker ด้วยในบางครั้ง (จากหนังสือ Running Meetings ของ Harvard Business School Press) ซึ่งจะทำให้การรับฟังความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมเป็นไปได้อย่างกว้างขวาง ไม่มีการผูกขาดทางความคิดเห็นและได้ผลลัพธ์ที่เป็นไปตามความเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่ภายในเวลาอันสมควร

จากประสบการณ์ที่ผ่านมาของผม ผู้ที่ทำหน้าที่ 'เจ้าภาพ' หรือ 'ผู้นำ' ในการประชุมได้ดีมากๆ ท่านหนึ่ง คือ ดร.อำพน กิตติอำพน ซึ่งผมมีโอกาสได้เข้าร่วมประชุมด้วยในระหว่างปี พ.ศ. 2552 ถึงปี พ.ศ. 2557 ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่ผมและ ดร.อำพน ต่างก็เป็นกรรมการในบริษัท การบินไทย จำกัด (มหาชน) โดย ดร.อำพน ได้รับแต่งตั้งเป็นประธานกรรมการบริษัทด้วย ซึ่งโดยตำแหน่งจะต้องทำหน้าที่ประธานในที่ประชุมคณะกรรมการบริษัท

ในการทำหน้าที่เป็นประธานที่ประชุมนั้น ดร.อำพน จะคอยกำกับการให้ข้อมูลของผู้ที่ทำหน้าที่ชี้แจงในแต่ละวาระเพื่อไม่ให้หลงประเด็น (Leader) และสรุปให้กรรมการที่เข้าร่วมประชุมเห็นพ้องต้องกันว่าประเด็นหลักซึ่งจะต้องขอฟังความคิดเห็นหรือการตัดสินใจจากข้อมูลที่นำเสนอมานั้นมีอะไรบ้าง เพื่อสร้างบรรยากาศให้มีการแสดงความคิดเห็น (Facilitator) เมื่อกรรมการผลัดเปลี่ยนกันอภิปราย

หากการแสดงความคิดเห็นของกรรมการท่านใดที่ฟังยากหรือยืดยาว ดร.อำพน ก็จะสรุปให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น เพื่อให้กรรมการท่านอื่นๆ สามารถแสดงความคิดเห็นกันต่อไปได้อย่างต่อเนื่องและในกรณีที่มีความเห็นแตกต่างกันในประเด็นสำคัญ ดร.อำพน ก็จะพยายามตั้งคำถามเพิ่มเติมไปมาในระหว่างกันเองเพื่อหาข้อยุติที่รับกันได้ ซึ่งส่วนนี้ถือว่าเป็นงานยากเพราะผู้ที่จะสรุปได้หรือตั้งคำถามเพื่อหาข้อยุติได้นั้นจะต้องเข้าใจประเด็นสำคัญของผู้แสดงความคิดเห็นเป็นอย่างดี ทั้งๆ ที่อาจเป็นเรื่องที่ตนไม่มีความรู้เพียงพอมาก่อน (Consensus Builder)

ในระหว่างที่กรรมการร่วมกันอภิปรายแสดงความคิดเห็นนั้น ดร.อำพน ก็จะแสดงความคิดเห็นของตนเองประกอบด้วย (Contributor) โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านของขั้นตอนและวิธีปฏิบัติของหน่วยงานราชการและคณะรัฐมนตรี ที่ประชุมก็จะต้องอาศัยความเห็นของ ดร.อำพนเป็นหลัก ในฐานะที่ท่านทำหน้าที่เป็นเลขาธิการคณะรัฐมนตรีอยู่ในขณะนั้น (Expert) ซึ่งเมื่อไม่มีการอภิปรายและแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติมแล้ว ดร.อำพน ก็จะสรุปเนื้อหารวมทั้งมติ (ถ้ามี) ของการประชุมกันในหัวข้อที่ผ่านมาเพื่อให้เลขานุการในที่ประชุมสามารถจดบันทึกการประชุมได้อย่างถูกต้อง (Scribe) นอกจากนี้ ดร.อำพน ยังคอยหาโอกาสใช้อารมณ์ขันเข้ามาช่วยลดบรรยากาศตึงเครียดในการประชุมด้วย ซึ่งเกิดขึ้นเป็นบางครั้งเมื่อมีหัวข้อยากๆ ที่ต้องร่วมกันตัดสินใจหรือมีความคิดเห็นไม่ตรงกันในระหว่างกรรมการ (Joker)

การประชุมมีได้เสมอหากมี 'เจ้าภาพ'

แต่การประชุมที่ดีจะมีได้ก็ต่อเมื่อมี 'เจ้าภาพ' ที่ 'เก่ง' การประชุม