Social Media กับ Performance Management

Social Media กับ Performance Management

แอมโบรเชียพร้อมจะโยนตำราวิธีบริหารบุคคลแบบเก่าที่ใช้ไม่ได้ผล แล้วเปิดใจรับวิธีการใหม่ที่เกิดจากการค้นคว้าวิจัย

โลกของเรานี้เหมือนว่ากำลังหดตัวเล็กลง เพราะความก้าวหน้าของโซเชียล มีเดีย (Social media) หรือสื่อสังคมที่ผู้คนสามารถสื่อสารแลกเปลี่ยนเผยแพร่และข้อมูลได้ทั่วโลกอย่างรวดเร็ว

ซึ่งภาคธุรกิจก็กำลังใช้ประโยชน์จากมันอย่างเต็มที่นับตั้งแต่ใช้เป็นสื่อในการประชาสัมพันธ์ การตลาดและการขาย วัยรุ่นไทยหลายคนเริ่มสามารถทำตัวเป็นเถ้าแก่น้อย เปิดกิจการค้าขายหาสตางค์เลี้ยงตัวเองได้อย่างน่าชื่นชม นับว่าเป็นการใช้โซเชียล มีเดียในทางสร้างสรรค์ได้เป็นอย่างดี แทนที่จะใช้ในทางลบโพสต์ข้อความใส่ร้าย ปั้นเรื่องกล่าวหาคนอื่นให้เสียหาย

ทั้งนี้ในแง่ของการบริหารบุคลากรก็เริ่มมีการนำโซเชียล มีเดียมาใช้ประโยชน์มากขึ้น เช่น ใช้ในการประชาสัมพันธ์เพื่อประกาศรับสมัครคนและคัดเลือกคนมาทำงาน ใช้ในการประชาสัมพันธ์ส่งเสริมภาพลักษณ์และแบรนด์ (Brand) ขององค์กร และใช้เป็นช่องทางในการสื่อสารแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ตลอดจนข้อมูลต่างๆ (ที่ไม่สำคัญหรือเป็นความลับ) ภายในองค์กร (Internal communication) เป็นต้น

ในช่วงแรกๆ ที่มีการนำโซเชียล มีเดียมาใช้ในงานบริหารบุคคลนั้น จะเน้นในทางการสื่อสารประชาสัมพันธ์เสียเป็นส่วนใหญ่ แต่ในเวลานี้ผู้บริหาร HR เริ่มแสวงหาช่องทางใหม่ๆ ของการใช้โซเชียล มีเดียมาพัฒนาปรับปรุงงานบริหารบุคคลมากขึ้น และยังช่วยในการลดต้นทุนอีกด้วย

ตัวอย่างของการนำโซเชียล มีเดียมาใช้ในการบริหารบุคคลที่ได้ผลเป็นที่น่าพอใจก็คือ บริษัทหนึ่งในองค์กรฮู้ตสวีต (Hootsuite) ซึ่งเป็นบริษัทให้คำปรึกษาเรื่องการใช้โซเชียล มีเดีย ตั้งอยู่ในเมืองแวนคูเวอร์ ประเทศแคนาดา โดยสาวสวยดำรงตำแหน่งรองประธานด้านการบริหารพนักงานที่มีความสามารถสูง (Vice President of Talent) นามว่า แอมโบรเชีย ฮัมพ์ฟรีย์ (Ambrosia Humphrey) ได้ให้สัมภาษณ์กับนิตยสาร HR Magazine เมื่อเดือนที่แล้วว่า เธอได้ใช้โซเชียล มีเดีย ในการบริหารเพื่อสร้างผลงาน (Performance management) ในองค์กรอย่างไร

เริ่มจากที่ฮู้ตสวีตใช้ Yammer ซึ่งเป็นสื่อโซเชียล มีเดียชนิดหนึ่ง เป็นช่องทางสำหรับการสื่อสารภายในองค์กรมาได้ระยะหนึ่งแล้ว และในปี ค.ศ. 2011 เมื่อสตีฟ จอห์นสัน (Steve Johnson) ผู้จัดการใหญ่ฝ่ายบริหารรายได้ (Chief Revenue Officer ) ก้าวเข้ามาร่วมงานกับบริษัท เขาก็ได้รับทราบว่าแอมโบรเชียกำลังจะจัดงานสรรหาพนักงาน (Recruiting plan) ทั้งนี้แอมโบรเชียมีเวลาเตรียมการเพียง 5 วันเท่านั้น สตีฟวิตกว่าพอถึงวันงาน ห้องจัดงานอาจจะว่างเปล่าโหรงเหรง แต่แอมโบรเชียได้ใช้โซเชียล มีเดียในการเผยแพร่ข่าวการจัดงานสรรหาคนที่กระจายข่าววงกว้างได้ในพริบตา ปรากฏว่าในวันงานมีคนมาร่วมงานเต็มห้องเลยค่ะ

สตีฟเล่าว่า เขาชื่นชมแอมโบรเชียที่พร้อมจะโยนตำราวิธีบริหารบุคคลแบบเก่าๆ ที่ใช้ไม่ได้ผล แล้วเปิดใจรับวิธีการใหม่ๆ ที่เกิดจากการค้นคว้าวิจัยมาใช้

นอกจากนี้สตีฟยังเล่าว่า แอมโบรเชียเป็นบุคคลที่พนักงานเข้าถึงได้ และสามารถพูดคุยอย่างเปิดใจกับเธอได้ คุณสมบัตินี้เป็นคุณสมบัติสำคัญของการเป็นผู้บริหาร HR ที่ประสบความสำเร็จนะคะ เพราะถ้าจะหวังพึ่งแต่การใช้เทคโนโลยี แต่คุณสมบัติเฉพาะตัวไม่เข้าตาเข้าใจพนักงานก็คงไปไม่ได้สวย

มาคุยเรื่องการใช้โซเชียล มีเดีย เพื่อการบริหารผลงานที่ฮู้ตสวีตกันต่อค่ะ แอมโบรเชียตระหนักดีว่าพนักงานแต่ละคนมีตารางเวลาทำงาน และเวลาว่างที่แตกต่างกัน คงจะกำหนดไม่ได้ว่าพนักงานทุกคนจะต้องเข้าใช้โซเชียล มีเดีย เวลาเดียวกัน เธอเริ่มจากการเปิดห้องโซเชียล มีเดีย ให้สามารถพูดคุยซักถามและให้ข้อคิดเห็นแก่แผนก HR ได้ตลอดเวลา

นอกจากนี้ เวลามีโปรแกรมใหม่ๆ ของ HR ทาง HR ก็จะแจ้งให้ทราบผ่านโซเชียล มีเดีย ต่อจากนั้นเธอก็ใช้โซเชียล มีเดีย เป็นช่องทางให้การฝึกอบรมพัฒนาพนักงาน พนักงานสามารถเรียนรู้พัฒนาตนเองในหลักสูตรต่างๆ ในเวลาที่สะดวก

นอกจากนี้ยังเป็นช่องทางในการโค้ชพนักงาน ให้คำแนะนำในการแก้ไขปัญหาต่างๆ และยังใช้ในการพูดคุยกับพนักงานเพื่อวางแผนการพัฒนาอาชีพ (Career development plan) อีกด้วย การฝึกอบรมผ่านโซเชียล มีเดีย อย่างเช่น การให้ความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่กับพนักงานขาย ทำให้ประหยัดทั้งเวลาและงบประมาณในการฝึกอบรมและเวลาปฏิบัติงานของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

แอมโบรเชียทำให้การสื่อสารผ่านโซเชียล มีเดีย ของบริษัทสร้างสีสันในการทำงานของพนักงานมากขึ้น มีการโพสต์ข้อมูล รูปภาพต่างๆ ที่แสดงถึงบรรยากาศการทำงานของบริษัท การประชุมสำคัญๆ ของบริษัท ข่าวการติดอันดับต้นๆ ของบริษัทที่เป็นองค์กรที่น่าทำงานด้วยของฮู้ตสวีต

ข่าวสารเหล่านี้ทำให้พนักงานรู้ว่ามีอะไรใหม่ๆ น่าตื่นเต้นยินดีเกี่ยวกับบริษัท ทำให้เขารู้สึกภาคภูมิใจและผูกพัน (engage) กับบริษัทมากขึ้น

นอกจากเรื่องของการสร้างกำลังใจและความสนุกน่าสนใจในที่ทำงาน แอมโบรเชียยังใช้โซเชียล มีเดียในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรด้วย การที่ใช้โซเชียล มีเดีย เผยแพร่ข้อมูลและให้คำประเมินผลงานแก่พนักงานอย่างโปร่งใส เป็นการสร้างค่านิยมเรื่องความโปร่งใส (Transparency) ให้เป็นหนึ่งในวัฒนธรรมของฮู้ตสวีต โดยเฉพาะในเรื่องของการให้คำประเมินนั้น ดูจะมีน้ำหนักในทางบวกมากในการปรับปรุงผลงานของพนักงาน

เพราะจากที่เคยต้องรอคำประเมินจากหัวหน้างานเป็นสัปดาห์ เป็นเดือน หรือตอนปลายปี เวลานี้หัวหน้างานสามารถแช้ต (chat) กับพนักงาน เพื่อแสดงความเห็นเกี่ยวกับการปฏิบัติงานได้ทันที พนักงานก็สามารถปรับปรุงแก้ไขข้อผิดพลาดได้รวดเร็ว สามารถก้าวไปข้างหน้าเพื่อสร้างผลงานได้เร็วขึ้น

แอมโบรเชียเล่าว่า เธอเคยมีประสบการณ์เดินทางไปประเทศต่างๆ ในทวีปอัฟริกา และได้เห็นวัฒนธรรมประจำท้องถิ่นที่มีผลเป็นอย่างมากต่อวิถีการดำเนินชีวิตของคนแต่ละกลุ่ม เธอจึงเกิดความคิดสร้างสรรค์ที่จะใช้โซเชียล มีเดีย ในการสร้างค่านิยมการทำงานที่โปร่งใส และค่านิยมอื่นๆ ที่จะทำให้ฮู้ตสวีตมีวัฒนธรรมองค์กรที่ดียิ่งขึ้น

ดูเหมือนว่าฮู้ตสวีตกำลังก้าวไปข้างหน้าอย่างมั่นคงโดยการใช้โซเชียล มีเดีย ในการสร้างสรรค์ ดิฉันเชื่อว่าเรื่องนี้คงจะช่วยจุดประกาย HR บ้านเราให้ทดลองนำโซเชียล มีเดีย มาใช้ในงานบริหารเพื่อสร้างผลงานได้เช่นกันค่ะ