ใช้เครือข่ายสังคมในสำนักงาน

นี่คือสิ่งบอกเหตุว่าวันนี้เครือข่ายสังคมเริ่มบุกเข้ามาในสำนักงานมากขึ้นแล้ว การต่อต้านกระแสการใช้เครือข่ายสังคมในสำนักงานด้วยเกรงว่าจะทำให้ผู้คนใส่ใจในการทำงานน้อยลงกว่าที่สมควรจะเป็นนั้นเป็นสิ่งที่ผู้บริหารไม่พึงกระทำ แต่สิ่งที่น่ากระทำมากกว่าคือจะใช้เครือข่ายสังคมนี้เติมเต็มการทำงานได้อย่างไร

ทุกวันนี้เป็นโอกาสดียิ่งที่คนทำงานสมัครใจหาเครื่องมือที่สามารถเข้าทุกอินเทอร์เน็ตมาใช้กันเอง คนทำงานหาสมาร์ทโฟน หาโปรแกรมเครือข่ายสังคมอย่างไลน์มาใช้กันเอง โดยที่หน่วยงานไม่ต้องลงทุนอะไรเลย สมาร์ทโฟนที่ราคาเหยียบหมื่นวันนี้ วันหน้าก็กลายเป็นพันไปแล้ว หรือแม้จะเป็นหมื่นแต่ก็ผ่อนกันได้เป็นปี ผ่อนไม่ทันหมดคนทำงานสมัยนี้ก็เปลี่ยนเป็นเครื่องรุ่นใหม่กันแล้ว วันนี้ผู้บริหารมีเครื่องมือชั้นดีในการบริหารงานที่พนักงานเสาะหากันมาเอง ปรับปรุงให้ทันสมัยเอง ดังนั้น ขออย่าได้ปล่อยให้เครือข่ายสังคมผ่านสมาร์ทโฟนเป็นเพียงแค่เครื่องมือในการนินทาผู้บริหาร ขอให้ผูกมิตรกับเครือข่ายสังคมของพนักงาน แล้วใช้สติปัญญาระดับบริหารที่ท่านมีอยู่ใช้ประโยชน์เครือข่ายสังคมนี้ให้ได้

คำถามหนึ่งที่ผู้บริหารต้องตอบให้ได้ในการนำพาหน่วยงานของตนไปสู่ความเป็นเลิศนั้นคือ ผู้บริหารจะถ่ายทอดวิสัยทัศน์และค่านิยมสู่การปฏิบัติไปยังพนักงานได้อย่างไร ซึ่งแต่ก่อนก็ต้องปิดป้ายประกาศวิสัยทัศน์ ป้ายค่านิยมกันเต็มหน่วยงานไปหมด แต่ก็ยังไม่ถึงตัวพนักงานอยู่ดี ถ้าถ่ายทอดวิสัยทัศน์ผ่านช่องทางของเครือข่ายสังคมได้ ย่อมแน่ใจได้ว่าถึงตัวพนักงานแน่ๆ ตัวอยู่ที่ไหน สมาร์ทโฟนก็อยู่ที่นั่น วิสัยทัศน์และค่านิยมก็ตามติดไปด้วย แต่ต้องคิดต่อไปว่าทำอย่างไร ช่องทางเครือข่ายสังคมนี้จะได้รับการยอมรับจากพนักงานอย่างจริงจัง

เรื่องนี้ต้องเปรียบเทียบจากผลงานวิจัยของวิทยานิพนธ์เรื่องหนึ่งที่อยู่ระหว่างดำเนินการใกล้เสร็จแล้ว วิทยานิพนธ์เรื่องนี้พบว่า นักศึกษากลุ่มที่อาจารย์ผู้สอนวิชาหนึ่งใช้สติ๊กเกอร์และโปรแกรมไลน์ เป็นช่องทางสนับสนุนให้นักศึกษาแลกเปลี่ยนความรู้ที่เรียนกับอาจารย์และเพื่อนร่วมชั้นเรียน มีผลการเรียนรู้ที่ดีกว่าอีกกลุ่มหนึ่งที่มีการรวมกลุ่มปรึกษาหารือกันเฉพาะในห้องเรียนอย่างเด่นชัด นักศึกษากลุ่มที่ใช้สติ๊กเกอร์เป็นอุบายสนับสนุนให้มารวมตัวกันในโปรแกรมไลน์ เพื่อปรึกษาหารือเกี่ยวกับสาระที่เรียนในห้องเรียนทำคะแนนได้ดีกว่า ทำงานภาคปฏิบัติได้ดีกว่า วิทยานิพนธ์นี้จึงบอกให้ทราบว่าถ้าจะส่งวิสัยทัศน์และค่านิยมไปถึงพนักงาน ไม่ต้องส่งผ่านเว็บ หรือผ่านเมล ให้ส่งผ่านไลน์ พร้อมส่งตบท้ายด้วยสติ๊กเกอร์ฟรีๆ สักตัวสองตัว จะได้รับการใส่ใจจากพนักงานมากกว่า อย่าทำเหมือนกับมหาวิทยาลัยหนึ่งที่ภูมิอกภูมิใจกับการใช้เงินเป็นสิบล้านเพื่อดัดแปลงห้องเรียนให้เหมือนห้องเรียนในเมืองฝรั่ง ทุ่มเงินเป็นสิบล้านเพื่อให้นักศึกษาสามารถปรึกษาหารือกันในห้องเรียนได้ ทั้งๆ ที่เพียงแต่ใช้โปรแกรมไลน์ที่ใช้กันได้ฟรีๆ ร่วมกับมีความเข้าใจในวิถีทางการปรึกษาหารือกันของคนยุคปัจจุบันสักนิด ใส่สติ๊กเกอร์ไปสักหน่อย ก็จะทุ่นเงินไปได้นับสิบล้านทีเดียว และดีไม่ดีอาจเป็นช่องทางที่ได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าเสียด้วย

งานวิจัยที่เมืองฝรั่งพบว่าจะกระหน่ำส่งคำเชิญชวนให้ซื้อสินค้าผ่านเว็บ ผ่านเมล มากแค่ไหนก็ตาม ผลที่เกิดขึ้นแทบไม่ต่างไปจากการบอกกล่าวเป็นครั้งเป็นคราวไป การกระหน่ำส่งคำเชิญชวนให้ซื้อสินค้า ไม่ค่อยจะมีผลกับการซื้อที่เกิดขึ้นจริงเท่าใดนัก แต่งานวิจัยพบว่าถ้าส่งคำเกลี้ยกล่อมผ่านช่องทางเครือข่ายสังคม และใช้ถ้อยคำในทางเกลี้ยกล่อมมากกว่าเชิญชวน คล้ายๆ กับการรณรงค์เกลี้ยกล่อมให้คนช่วยกันบริจาคเงินช่วยเหลือคนด้อยโอกาส ไม่ใช่การเชิญชวนให้ซื้อสินค้าตัวใดตัวหนึ่ง กลับมีผู้คนสนใจทำตามคำเกลี้ยกล่อมนั้นมากกว่า ดังนั้น ถ้าอยากให้พนักงานใส่ใจเรื่องใด ก็ใช้เครือข่ายสังคม ไปเกลี้ยกล่อมในเรื่องนั้นแทนการประกาศเชิญชวนในที่ต่างๆ ในสำนักงานนั้น

ถ้าสามารถเติมเต็มการใช้งานเครือข่ายสังคมให้มีการแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ในหมู่พนักงานมากขึ้น การจัดการความรู้ในหน่วยงานนั้นก็จะดีขึ้นอย่างทันตาเห็น วันนี้ผู้คนก็แลกเปลี่ยนความรู้นอกสำนักงานระหว่างกันอยู่แล้ว คนดังคนไหนทำอะไร เครือข่ายสังคมก็บอกกล่าวให้ทราบกันทั่วหน้าอยู่เป็นประจำอยู่แล้ว ถ้าความรู้นอกสำนักงานยังแลกเปลี่ยนกันได้ ความรู้ในสำนักงานก็แบ่งปันกันได้เช่นกัน ถ้าเกลี้ยกล่อมกันอย่างจริงจัง เครือข่ายสังคมในหน่วยงานก็จะกลายเป็นเครือข่ายเฝ้าสังเกตเหตุการณ์ต่างๆ ในหน่วยงานได้ เหมือนมีตาสับปะรดคอยเฝ้าดูอยู่ตลอดเวลา

ผู้บริหารที่เข้าใจเรื่องนี้ต้องเป็นผู้ที่รู้เท่าทันเทคโนโลยีเครือข่ายสังคม ซึ่งไม่มีวิธีไหนดีไปกว่าการที่ผู้บริหารท่านนั้นต้องใช้เครือข่ายสังคมบนสมาร์ทโฟนด้วยตนเอง จะใช้ หรือจะกีดกันเทคโนโลยีใด ผู้บริหารต้องรู้เรื่องนั้นจริงๆ ก่อนเสมอ ต้องเป็นผู้เล่นคนหนึ่ง ไม่ใช่เป็นแค่คนดูเท่านั้น