องค์กรที่ Agile นั้นเป็นอย่างไร?

ผู้นำและหลายๆ องค์กรจะพูดหรือเขียนไว้ออกมาอย่างเป็นทางการว่าต้องการเห็นองค์กรหรือหน่วยงานของตนเองเป็น Agile Organization หรือ องค์กรที่มี Agility สูง ซึ่งก็นำไปสู่คำถามว่าแล้วองค์กรที่ Agile เป็นอย่างไร และมีลักษณะอย่างไร?

Agile Organization มีความสำคัญมากขึ้นในปัจจุบัน เนื่องจากภาวะการเปลี่ยนแปลงในทุกๆ ด้านที่องค์กรกำลังเผชิญทำให้ลักษณะขององค์กรแบบเดิมที่เราคุ้นเคยและใช้กันมาเป็นร้อยๆ ปี ที่เน้นเสถียรภาพ มีโครงสร้างที่ชัดเจน เป้าหมายและการตัดสินใจกำหนดและถ่ายทอดจากบนลงล่าง ฯลฯ ไม่เหมาะสมอีกต่อไป

เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนลองมาดูบางส่วนของคุณลักษณะของ Agile Organization ที่ทาง McKinsey รวบรวมขึ้นมา และลองเปรียบเทียบว่าในปัจจุบันองค์กรของท่านมีความพร้อมที่จะก้าวสู่ความเป็น Agile Organization มากน้อยเพียงใด

- บุคลากรทั่วทั้งองค์กร (ไม่ใช่แค่ผู้บริหารระดับสูงหรือที่เกี่ยวข้อง) สามารถมองเห็นและเกาะกุมโอกาสที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว บุคลากรเหล่านี้จะใช้เครื่องมือและวิธีการที่เหมาะสมในการหาโอกาสที่จะตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้น รวมทั้งการริเร่ิมสร้างสรรค์ในสิ่งใหม่ๆ ที่จะตอบสนองต่อลูกค้าและการเปลี่ยนแปลงได้ดีขึ้น

- องค์กรสามารถที่จะจัดสรรงบประมาณและทรัพยากรได้อย่างยืดหยุ่นและคล่องตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งการจัดสรรไปสู่งานที่มีความสำคัญและจำเป็น ไม่ใช่การวางระบบงบประมาณแบบที่หลายๆ องค์กรเป็นอยู่ในปัจจุบัน ที่ต้องวางล่วงหน้าอย่างยาวนานและไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อสถานการณ์เปลี่ยนไป Agile Organization จะมีการทบทวนและประเมินในกิจกรรมและโครงการต่างๆ ตลอดเวลา และพร้อมที่จะเริ่มในสิ่งใหม่ๆ หรือ ยกเลิกในสิ่งที่ไม่มีประโยชน์ได้อย่างรวดเร็ว และสามารถที่จะโอนกำลังคน งบประมาณ ทรัพยากร ระหว่างแต่ละกิจกรรมหรือโครงการได้อย่างรวดเร็ว

- โครงสร้างองค์กรในระดับบนนั้นยังคงมีความชัดเจนอยู่เหมือนเดิม แต่ในระดับล่างหรือระดับปฏิบัติการนั้น แทนที่จะมีโครงสร้างในรูปแบบเดิมๆ จะกลายเป็นเครือข่ายของทีม ที่จะมีอิสระในการคิด ตัดสินใจ มีความยืดหยุ่น มีบทบาทหน้าที่ที่ชัดเจน แต่ขณะเดียวกันก็มุ่งเน้นที่ผลงานมากกว่ากิจกรรม และทีมเหล่านี้จะต้องสามารถเชื่อมโยงและประสานงานกันได้อย่างดี ไม่ทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน

- มีวงจรในการคิด ทำ และเรียนรู้ที่รวดเร็วทั้งในระดับองค์กรและระดับทีมทำงาน เช่นในระดับองค์กร แทนที่จะเป็นกระบวนการทบทวนผลการดำเนินงาน การวางแผน และกำหนดงบประมาณารายปีแบบที่องค์กรส่วนใหญ่ทำอยู่ Agile Organization จะร่นระยะจากปีเหลือไตรมาส รวมทั้งนำระบบต่างๆ ที่มีความยืดหยุ่นและรวดเร็วมาใช้แทนกระบวนการวางแผนแบบเดิม ไม่ว่าจะเป็น OKR หรือ ระบบงบประมาณแบบ Rolling

- ในระดับทีมนั้นจะมีการทำงานในรูปแบบของ Sprints (การวิ่งอย่างรวดเร็วในระยะเวลาอันสั้น) แทนที่จะเป็นรูปแบบของโครงการที่มีระยะเวลายาวนานแบบเดิม ผลผลิตของทีมจะเกิดขึ้นเพียงในช่วงเวลา 1-2 สัปดาห์เท่านั้น เมื่อผลออกมาแล้วก็จะมีการทดลองหรือทดสอบอย่างรวดเร็ว เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ต่อไป

- การตัดสินใจจะเน้นความเร็ว ประสิทธิภาพ และการตัดสินใจอย่างต่อเนื่อง แทนที่จะรอให้มีข้อมูลครบแล้วถึงตัดสินใจ ก็เป็นเพียงแค่มีข้อมูลและความเป็นไปได้ส่วนหนึ่งก็ตัดสินใจแล้ว และแทนที่จะตัดสินใจในเรื่องใหญ่ๆ ที่นานๆ มาที ก็เปลี่ยนเป็นตัดสินใจบ่อยๆ ตัดสินใจในเรื่องเล็กๆ และทดสอบ ทดลองในสิ่งที่ตัดสินใจ เพื่อให้เกิดการเรียนรู้และปรับไปเรื่อยๆ

คุณลักษณะข้างต้นเป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งของคุณลักษณะของ Agile Organization ซึ่งจะเห็นได้ว่าเป็นองค์กรที่ปรับเปลี่ยนทั้งรูปแบบ โครงสร้าง และวิธีการทำงาน การตัดสินใจไปจากในอดีต ทั้งนี้เพื่อให้สามารถรองรับต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ท่านผู้อ่านอาจจะลองเปรียบเทียบคุณลักษณะข้างต้นกับองค์กรของท่านดูนะครับ เผื่อจะเป็นแนวได้บ้างว่าท่านใกล้ความเป็น Agile Organization มากน้อยเพียงใด