คิดแบบลีน ทำแบบลีน

ช่วงวันหยุดที่ผ่านมาได้มีโอกาสนั่งอ่านอะไรยาวๆมากขึ้น ต่างจากช่วงยุ่งๆที่เร่งรีบแต่ต้องเสพข่าวคราวความเคลื่อนไหวในโลกนี้ จึงต้องพึ่งพิงสื่อสังคมออนไลน์และการสรุปข่าวผ่านหน้าเฟสบุ๊กที่พอเชื่อถือได้ ซึ่งมีหลายคนนั่งคุยแลกเปลี่ยนถึงแนวทางการเสพข่าวออนไลน์ การคัดสรรหรือเลือกสรรที่จะติดตามอ่านข่าวจากแหล่งต่างๆ

ส่วนตัวก็ยังให้ความสำคัญกับสำนักข่าวที่มีทีมงานภาคสนาม หรือเข้าไปสัมภาษณ์แบบเชิงลึกถึงต้นตอข่าวโดยตรง โดยให้ความสำคัญหรือน้ำหนักกับเนื้อหาที่สะท้อนคำถาม Why และ How มากกว่า What Where When Who เพราะคำถาม Why ช่วยทำให้เราคิดเป็นเหตุเป็นผล คิดถึงที่มาที่ไปของเหตุการณ์นั้นๆ ส่วนคำถาม How บ่งบอกถึงแนวทางหรือวิธีการที่ใช้ ซึ่งทั้งสองคำถามนั้นช่วยสร้างปัญญาให้กับเรา ถ้านำมาคิดพิจารณาต่อ และจะดีกว่านั้นอีกเมื่อผลของการคิดวิเคราะห์จะนำมาสู่การประยุกต์ใช้งานจริง

งานภาคเอกชนที่ต้องรับมือและต่อสู้กับการเปลี่ยนแปลงของโลกยุคใหม่ ยิ่งสภาพการแข่งขันรุนแรงเข้มข้นและไร้พรมแดนเท่าไร กรอบ กฎ กติกาที่เป็นตัวหนังสือยิ่งน้อยลง ขั้นตอนกระบวนการที่เยิ่นเย้อยืดยาดต้องหดสั้นและลื่นไหลแบบไร้รอยต่อ (Seamless or Borderless) แนวคิดการจัดการแบบลีน (Lean Thinking) มีมานานมากแล้วในภาคอุตสาหกรรมการผลิต ไม่ใช่เพียงแค่การขจัดความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นจากกระบวนการภายในขององค์กรหนึ่งๆเท่านั้น หากแต่ครอบคลุมกระบวนการที่เชื่อมโยงกันเป็นลูกโซ่ขององค์กรที่อยู่ต้นน้ำจนปลายน้ำ ที่เรียกว่า Supply Chain เสียด้วยซ้ำ

การมีระบบที่สั้นกระชับฉับไวในอุตสาหกรรมหนึ่งตลอดห่วงโซ่อุปทาน ทำให้อุตสาหกรรมนั้นๆมีการพัฒนาอย่างก้าวกระโดดมากๆ ที่สำคัญสถานประกอบการในห่วงโซ่นั้นๆก็มีความร่วมมือที่ดีต่อกัน โดยเฉพาะข้อมูลความรู้ อาทิ อุตสาหกรรมยานยนต์ อุตสาหกรรมอิเล็กทรอนิกส์

 ปัจจุบันแนวคิดลีนได้แพร่หลายไปสู่วงการอื่น ที่ประสบความสำเร็จมากๆคือ ภาคบริการ อาทิ โรงพยาบาล โรงแรม ร้านอาหาร ศูนย์บริการ จนถึงภาคการเงิน ที่เป็นลีนแบบก้าวกระโดด คือลีนที่ผสมผสานกับการใช้เทคโนโลยี ที่เรียกว่า Digital Lean ทำให้นวัตกรรมทางการเงินและการให้บริการทางการเงิน เป็นอุตสาหกรรมที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างขนานใหญ่ และส่งผลถึงการเปลี่ยนวิถีของการจับจ่ายใช้สอยของผู้คนในปัจจุบัน ไม่เว้นแม้แต่สตาร์ทอัพก็เป็นแนวคิดที่สำคัญจนเป็นหนังสือที่มีคนอ่านจำนวนมากอย่าง The Lean Startup ที่เขียนโดน Eric Ries

 สำหรับหน่วยงานราชการ เริ่มมีการให้ความสำคัญกับการปรับปรุงกระบวนการมาได้ซักพักใหญ่ พร้อมกับการจัดตั้งสำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (กพร) ซึ่งแต่เดิมราชการจะมีเฉพาะหน่วยงาน กพ ที่ดูเรื่องการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคลภาครัฐ แต่เมื่อยุคหนึ่งเห็นว่าระบบและกระบวนการก็มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าทรัพยากรบุคคล การส่งเสริม สนับสนุน ให้เกิดการประเมินเพื่อการปรับปรุงองค์กรภาครัฐจึงมีความสำคัญ แต่กระนั้นก็ยังไม่ทันกับการเปลี่ยนแปลงอยู่ดี

 ในสหรัฐอเมริกามีการจัดทำโครงการส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานหน่วยงานภาครัฐที่เรียกว่า Lean Government เพื่อยกระดับปรับปรุงบริการที่สนองตอบต่อคุณค่าที่ประชาชนพึงได้รับ โดยมุ่งขจัดความสูญเปล่าและความไร้ประสิทธิภาพออกไปจากระบบและกระบวนการเดิม นอกจากนั้นยังได้จัดทำเป็นชุดความรู้หรือแนวทางปฏิบัติที่หน่วยงานราชการต่างๆสามารถนำไปศึกษาและปรับใช้ให้สอดรับกับบริบทขององค์กรตัวเองได้ในชื่อ Lean in Government Starter Kit เพราะความมุ่งหวังไม่ใช่เพียงแค่ให้รู้เท่านั้น หากแต่ต้องนำไปสู่การลงมือปฏิบัติ จนเกิดผลของการเปลี่ยนแปลงด้วย ถึงจะเรียกได้เต็มปากว่า “คิดแบบลีน ทำแบบลีน”

โดยชุดความรู้ที่เป็น Starter Kit นี้ประกอบด้วยแนวทางปฏิบัติที่เป็นรูปธรรม ทรัพยากรที่ต้องใช้ และเกร็ดความรู้ที่นำไปสู่การดำเนินการให้ได้ผลจริง อาทิ

-รู้และเข้าใจในแนวคิดแบบลีน (Understanding what Lean is)

-แนวทางการเลือกโครงการเพื่อทำลีน (How to select a Lean project)

-แนวทางการกำหนดขอบเขตของโครงการและการเตรียมการ (How to scope and prepare for a Lean project)

-แนวทางการดำเนินการและจัดการโครงการลีนทีละขั้น (How to conduct and manage the phases of a Lean project)

-การดำเนินการกิจกรรมภายใต้โครงการ การติดตามความก้าวหน้า และการประเมินผลสำเร็จ (How to implement follow-up activities after a Lean event or project meetings, ensure accountability, and evaluate performance)

-การขยายผลความสำเร็จของกิจกรรมและโครงการลีนไปทั่วทั้งองค์กร (How to diffuse activity and become a Lean enterprise)

ลองคิดแบบเร็วๆ ถ้าองค์กรภารรัฐหรือหน่วยงานราชการ ให้ความสำคัญกับระบบงาน (Work system) และกระบวนการทำงาน (Work process) และดำเนินการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงให้ทันยุคสมัย ขจัดความสูญเปล่าสิ้นเปลือง รวมถึงเอกสารหลักฐานต่างๆที่ไม่จำเป็นลง (เพราะปัจจุบันเราเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ ออนไลน์ และการใช้ฐานข้อมูลกลาง) รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ที่เรามักจะได้ยินกันก็จะกลายเป็นจริง ลองนึกถึงการเข้าถึงบริการภาครัฐผ่านสมาร์ทโฟน และสามารถทำธุรกรรมหลายๆอย่างได้โดยไม่ต้องเดินทางไปด้วยตัวเอง นั่นก็ไม่ต่างจากบริการทางการเงินและอีกหลายๆบริการของเอกชนในยุคนี้ เชื่อมั่นอย่างมีความหวังว่าจะได้เห็นมันในอนาคตอันใกล้ ถ้าเปลี่ยนชุดความคิดใหม่ให้กับภาครัฐได้สำเร็จ เหมือนกับเรากำลังจะอัพเกรดซีพียูหรือซอฟท์แวร์ด้วยแพลทฟอร์มใหม่กันทีเดียว

 

มีโอกาสจะนำรายละเอียดของ Starter Kit ที่ใช้ยกเครื่องหน่วยงานราชการ ตลอดจนกรณีศึกษาที่มีการดำเนินการจริงตามแนวทาง Lean Government มาขยายความให้ได้อ่านกันครับ