ประชุมที่ดีคือการเคารพต่อเวลาของผู้อื่น

ก็จะยิ่งต้องใช้ชีวิตอยู่ในห้องประชุมมากขึ้นเท่านั้น แต่เคยสังเกตบ้างไหมว่าทำไมหลายๆ ครั้งที่การประชุมช่างน่าเบื่อหน่าย รู้สึกเสียเวลา หรือ พบว่าเรื่องที่สามารถตกลงกันได้ภายใน 15 นาที กลับต้องใช้เวลาประชุมตั้ง 1 ชั่วโมง ล่าสุดมีคำแนะนำจากนักวิชาการที่ได้ศึกษาการประชุมมากกว่า 200 ครั้งและเขียนเป็นบทความวิชาการลงในวารสาร Current Derections in Psychological Science ซึ่งทางหนังสือพิมพ์ Wall Street Journal ได้นำมาสรุปไว้อีกครั้งหนึ่ง ถึงแนวทางที่จะใช้ในการปรับปรุงการประชุมให้ดียิ่งขึ้น

การประชุมใดๆ ก็ตามสามารถนำไปสู่ 2 มุมมองในการทำงาน มุมมองแรกการประชุมที่ดีจะนำไปสู่การคิดสิ่งใหม่ๆ การแก้ไขปัญหา และการแลกเปลี่ยนความคิดที่เป็นประโยชน์ แต่ในอีกมุมมองหนึ่งนั้น การประชุมก็อาจจะเป็นไปอย่างไม่เป็นประสิทธิภาพ เสียเวลา แถมยังกลายเป็นวัตถุดิบสำหรับการนินทาระหว่างมื้ออาหารได้อีกด้วย

การประชุมจำนวนมากเป็นการทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเสียเวลาโดยใช่เหตุ แถมการประชุมเยอะๆ นานๆ อาจจะเป็นการสร้างภาพว่าทุกคนกำลังใช้เวลาอย่างมีคุณค่า แต่จากการศึกษาข้างต้นระบุว่าการประชุมที่ดีควรจะสั้นและกระชับ ที่สำคัญคือจะต้องมีเวลาสิ้นสุดที่ชัดเจน และการประชุมที่ดีก็ควรจะเริ่มให้ตรงเวลา เพื่อแสดงการเคารพต่อเวลาของผู้อื่น​

มีข้อแนะนำที่พบจากงานวิจัยดังกล่าวว่าการประชุมที่ดี ควรจะเป็นการประชุมเพื่อแก้ไขปัญหา ตัดสินใจ หรือ การอภิปรายสนทนาแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันที่ก่อให้เกิดคุณค่า หรือควรจะมีวัตถุประสงค์ของการประชุมที่ชัดเจน

ที่สำคัญคือระหว่างการประชุมนั้นควรจะมีบรรยากาศที่ผ่อนคลาย การมีเรื่องขำๆ บ้างในระหว่างประชุมเป็นสิ่งที่ดี ไม่ควรจะมีบรรยากาศที่เคร่งเครียดจนเกินไป จนทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเกิดความหวาดกลัว การสร้างบรรยากาศทีผ่อนคลายนั้นจะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมกล้าที่จะแสดงความคิดเห็น โดยผู้นำการประชุม ก็จะต้องเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมซักถามและแสดงความคิดเห็นได้อย่างเต็มที่ ไม่ใช่ประธานในที่ประชุมพูดอยู่คนเดียว จนคนอื่นๆ ไม่อยากและไม่กล้าที่จะแสดงความคิดเห็น

การแสดงความคิดเห็นในที่ประชุมนั้น ควรจะเป็นความคิดเห็นที่เป็นเชิงสร้างสรรค์เพื่อหาทางออก หรือ เป็นข้อเสนอแนะ ที่เป็นประโยชน์ ไม่ใช่การบ่นแต่เฉพาะเรื่องที่เกิดขึ้นไปแล้ว โดยไม่มีการเสนอทางออกในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว เชื่อว่าท่านผู้อ่านคงเคยเข้าร่วมประชุมที่ประธานหรือผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่น เอาแต่บ่นถึงปัญหาที่เกิดขึ้น จนกระทั่งหมดเวลาการประชุม ซึ่งสุดท้ายก็ไม่ได้แนวทางที่จะไปแก้ไขปัญหาที่บ่น

เมื่อเสร็จสิ้นการประชุม ผู้นำการประชุมต้องอย่าลืมขอบคุณผู้ที่สละเวลามาประชุม อีกทั้งควรจะสรุปประเด็นที่ได้จากการประชุม และที่สำคัญคือประเด็นที่ได้จากการประชุมนั้นควรจะต้องมีการติดตามและดำเนินการต่อ มิฉะนั้นคนอื่นๆ จะเข้าใจผิดได้ว่าการประชุมนั้นเป็นเพียงแค่งานประจำที่ต้องทำเป็นปกติ โดยไม่มีผลลัพธ์ใดๆ เกิดขึ้น

เชื่อว่าผู้บริหารแต่ละท่านและแต่ละองค์กร ย่อมมีเทคนิคที่แตกต่างกันสำหรับการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ อย่างกรณีของ Amazon ที่ CEO Jeff Bezos ได้เขียนไว้ในจดหมายถึงผู้ถือหุ้นในปีนี้ว่าที่ Amazon นั้นเขาได้เลิกการนำเสนอด้วย Powerpoint หรือโปรแกรมอื่นๆ ในที่ประชุมแล้ว แต่จะให้ผู้ที่จะนำเสนอเขียนบันทึกอธิบายด้วยความยาว 6 หน้า แล้วผู้เข้าร่วมประชุมก็จะอ่านพร้อมๆ กันตอนเริ่มต้นการประชุม

เนื่องจากการจะเขียนบันทึกที่ดีได้จะต้องใช้เวลาและผ่านกระบวนการกลั่นกรองและตกผลึกทางความคิด ก่อนที่จะนำเสนอในห้องประชุม ซึ่งแตกต่างจากการนำเสนอด้วยโปรแกรมสำเร็จรูปที่เพียงแค่ทำเป็น Bullet point ก็เสมือนกว่าสำเร็จและพร้อมแล้ว

ไม่ว่าจะเทคนิคใด ที่สำคัญคือต้องทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการ เพื่อเป็นการแสดงให้เห็นว่าเราเคารพต่อเวลาของผู้อื่นนะครับ