จะบริหารทีมชั่วคราวอย่างไร?

ผู้บริหารหลายท่านบ่นหนักใจว่า แค่ทำงานกับทีมงานเดิมๆให้มัน “เวิร์ค” มันยังไม่ค่อยจะเวิร์คเลย เพราะคนเรานี้มีอารมณ์ มีความชอบส่วนตัว มีอคติที่นำติดตัวมาในที่ทำงานด้วย ดังนั้นการทำงานเป็นทีมจึงเกิดขึ้นได้ไม่ค่อยจะยั่งยืน ยิ่งถ้าต้องไปทำงานกับทีมงานใหม่ที่ไม่เคยรู้จักกันมาก่อน ก็น่าจะยิ่งยากขึ้นไปอีก

อย่างไรก็ตามมนุษย์เงินเดือนย่อมไม่มีทางเลือกมากนัก หากองค์กรสั่งให้เดินทางไปทำงานต่างถิ่นเพื่อร่วมทีมกับคนแปลกหน้า ก็ต้องพร้อมที่จะร่วมงานกับเพื่อนร่วมงานใหม่แบบมืออาชีพที่สร้างผลงานได้ในทุกที่ ทั้งนี้ผู้ที่ผ่านการทำงานกับคนต่างกลุ่มต่างองค์กรอยู่บ่อยครั้งก็จะสามารถปรับตัวและประพฤติตัวให้เหมาะกับสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้รวดเร็วขึ้น สามารถทำตัวกลมกลืนไปกับคนกลุ่มใหม่ได้เร็ว แต่ก็มีหลายคนที่ปรับตัวไม่ค่อยได้ ทำงานกับคนต่างกลุ่มไม่ค่อยได้เช่นกัน ซึ่งปัญหาเรื่องความสามารถในทำงานกับทีมงานใหม่หรือการต้องไปบริหารทีมงานใหม่ชั่วครั้งชั่วคราวได้กลายเป็นทักษะที่สำคัญที่ผู้นำยุคเศรษฐกิจพลิกผันควรได้รับการฝึกอบรมเตรียมตัวเอาไว้บ้างก็จะเป็นการดี ซึ่งทักษะที่จำเป็นสำหรับผู้นำและมนุษย์เงินเดือนมืออาชีพที่จะต้องทำงานข้ามกลุ่มข้ามองค์กรพึงมีก็มีอยู่ 3 ประการหลักที่ดิฉันจะได้หยิบยกมาคุยกันต่อไปค่ะ

เริ่มที่ทัศนคติที่ต้องเปิดกว้างไม่ติดกรอบเสียก่อน คนที่เป็นคนเข้าไหนเข้าได้ คุยกับใครก็ได้ ทานอะไรก็ได้ เป็นคนง่ายๆ(ที่ไม่ได้หมายความว่าเป็นคนชุ่ย หรือเป็นคนมักง่ายนะคะ) ย่อมเป็นคนที่ยอมรับความแตกต่างของผู้อื่นที่ไม่เหมือนกับตนเองได้ง่าย ไม่นำเอาค่านิยมความเชื่อและความชอบของตนเองมาเป็นบรรทัดฐานในการตัดสินผู้อื่น การจะฝึกให้คนใดคนหนึ่งมีทัศนคติที่เปิดกว้างไม่ใช่เรื่องง่าย พูดอย่างเดียวไม่พอ จำเป็นต้องมีแบบฝึกหัด มีกรณีศึกษา มีการทดลองให้เห็น ยกตัวอย่างเช่น การปรุงอาหารให้อร่อย คำว่าอร่อยก็เป็นเรื่องของความชอบส่วนบุคคล ไม่มีอะไรถูกผิด

การทำงานบางอย่างให้บรรลุเป้าหมายสามารถทำได้หลายวิธี แต่งานบางชนิดจำเป็นต้องออกมาเป๊ะๆตามสเป็คที่กำหนด ทั้งนี้ผู้นำต้องรู้จักใช้วิจารณญาณให้เหมาะสมกับสถานการณ์ที่ต่างกันไป หากมีผู้นำที่มีประสบการณ์เป็นโค้ชให้กับผู้นำรุ่นใหม่ก็จะเป็นเรื่องที่ดี เพราะจะได้ช่วยชี้แนะว่าสถานการณ์แบบใดต้องประนีประนอม สถานการณ์แบบใดต้องยึดมั่นกับหลักการ จากประสบการณ์ของตัวดิฉันเอง การที่ได้เดินทางไปยังต่างถิ่นบ่อยๆถือเป็นการฝึกคนเราให้รู้จักปรับตัวให้เข้ากับประเพณีและกฎระเบียบของท้องถิ่นต่างๆที่แตกต่างกันไป คนที่เดินทางบ่อยๆมักจะไม่ตระหนกตกใจหรือเครียดกับสภาพแวดล้อมและผู้คนแปลกหน้ามากจนเกินไป แต่พร้อมจะสังเกตสังกาเพื่อเรียนรู้ที่จะกลมกลืนไปกับเขา องค์กรที่มีการโยกย้ายพนักงานไปทำงานตามที่ต่างๆเป็นระยะๆมีข้อดีตรงที่ได้ฝึกพนักงานให้เป็นผู้ที่ปรับตัวเก่ง สามารถสร้างผลงานได้ทุกที่ นอกจากนี้ควรจัดการฝึกอบรมเรื่องวัฒนธรรมค่านิยมของคนเชื้อชาติต่างๆเพื่อเตรียมให้พนักงานพร้อมทำงานข้ามวัฒนธรรมด้วย

สื่อสารเป้าหมายและมาตรฐานที่ต้องการอย่างชัดเจน หากต้องการให้ทีมงานสามารถสร้างผลงานที่ได้มาตรฐานตามที่ต้องการ ผู้นำทีมต้องสื่อสารกับพนักงานให้เข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าภารกิจที่ทีมงานต้องรับผิดชอบทำให้สำเร็จคืออะไร มีมาตรฐานอย่างไรทั้งในแง่ของผลลัพธ์ และมาตรฐานของกระบวนการทำงานในแต่ละขั้นตอน ตลอดจนชี้แจงให้สมาชิกของทีมแต่ละคนทราบว่าตนเองมีบทบาทความรับผิดชอบในเรื่องใด และบทบาทของเขาแต่ละคนมีผลกระทบกับงานของผู้อื่นและของทีมเช่นไร ผู้นำหลายท่านพลาดที่จะสื่อสารเรื่องภาพรวมการทำงานของทีม แต่จะไปเน้นเฉพาะผลลัพธ์และความรับผิดชอบของแต่ละคน

หากสมาชิกมองไม่เห็นภาพว่าบทบาทของแต่ละคนเกี่ยวพันกันอย่างไร พวกเขาเลยไม่ค่อยนึกถึงทีม แต่จะนึกถึงงานของตนเองมากกว่า นี่เป็นหนึ่งในข้อควรระวังในการบริหารทีม โดยเฉพาะเมื่อเป็นทีมชั่วคราว ผู้นำยิ่งต้องให้ความสำคัญกับความรับผิดชอบของทีมที่มีร่วมกัน

กำหนดกติกามารยาทในการสื่อสารและการบริหารความขัดแย้ง เมื่อมีมนุษย์มากกว่าหนึ่งคนมาอยู่ด้วยกัน เรื่องของความแตกต่างย่อมตามมา แต่ความแตกต่างจะเป็นเพียงความแตกต่างหรือกลายเป็นความขัดแย้งที่ทำให้ทีมแตกแยก หลายส่วนขึ้นอยู่กับผู้นำที่จะกำหนดกติกามารยาทในการทำงานของทีมให้เข้าใจตั้งแต่ต้น โดยเฉพาะเมื่อเป็นทีมที่มาร่วมงานเพียงชั่วคราว เป็นเรื่องสำคัญที่ผู้นำทีมต้องรีบสื่อสารทำความเข้าใจกับทีมเรื่องมารยาทในการทำงานร่วมกัน ยกตัวอย่าง เช่น ให้ทุกคนมีสิทธ์และจะได้รับโอกาสที่เท่าเทียมกันในการแสดงความคิดเห็น ทุกคนต้องใช้วาจาและกิริยาที่สุภาพในการพูดกับเพื่อนร่วมงาน  เมื่อมีคนพูด คนอื่นต้องฟัง ห้ามแย่งกันพูด หากมีข้อสงสัยหรือโต้แย้ง ต้องรอให้อีกฝ่ายพูดจบก่อน

ในกรณีที่ความเห็นแตกต่างกันจนสรุปไม่ได้ วิธีในการพิจารณาตัดสินทำได้หลายวิธี สมมุติว่าเป็นองค์กรที่มีชั้นการบังคับบัญชาอย่างชัดเจน หัวหน้าทีมย่อมเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจ ถือเป็นที่สิ้นสุดของความขัดแย้ง แต่ถ้าองค์กรปกครองแนวประชาธิปไตยมาก ผู้นำทีมต้องแจ้งแต่ต้นว่าหากมีข้อขัดแย้งใดๆเกิดขึ้น จะคำนึงถึงประโยชน์ขององค์กรเป็นสำคัญที่สุด (เช่น ทำให้ลูกค้าพอใจที่สุด หรือ  ลดต้นทุนมากที่สุด หรือกำไรมากที่สุด แล้วแต่นโยบายของผู้บริหารที่ผู้นำทีมสามารถยึดเป็นหลักในการตัดสินใจได้) สาเหตุที่พนักงานทะเลาะกันไม่รู้จักจบก็เพราะส่วนหนึ่งมาจากผู้นำที่หนีความขัดแย้ง ไม่กล้าตัดสินใจ ปล่อยให้ลูกน้องทะเลาะกันเองโดยหวังว่าเวลาจะช่วยให้ดีขึ้น ซึ่งถ้าเป็นทีมชั่วคราว จะรอเวลาไม่ได้ เพราะทีมมีงานที่ต้องทำให้สำเร็จ ผู้นำที่มีประสิทธิภาพจะสามารถเข้ามาชี้ขาดได้ว่าถึงแม้สมาชิกทีมจะขัดใจกัน แต่ในเวลาทำงาน แต่ละคนมีหน้าที่รับผิดชอบที่ต้องทำ เรื่องถูกเรื่องผิดเป็นไปตามนโยบายและกฎระเบียบขององค์กร แต่หากเป็นเรื่องของคิดเห็นที่ไม่มีอะไรถูกผิดแน่ชัด ผู้นำต้องเข้ามาบริหารโดยอิงถึงประโยชน์สูงสุดขององค์กรเป็นหลัก และบริหารให้ลูกทีมที่แม้ขัดแย้งกันด้านความเห็นต้องน้อมรับการตัดสินใจของผู้นำและเดินหน้าทำงานต่อไปให้ได้แบบมืออาชีพ ไม่ใช่ทำตัวเป็นเด็กๆ โกรธกันแล้วต้องไม่พูดกัน ไม่ทำงานด้วยกัน แบบนี้ไม่ใช่มืออาชีพ

นอกจากนี้ยังมีอีก 3 คำที่ควรบรรจุไว้ในกติกามารยาทของการทำงานเป็นทีมก็คือ ขอบคุณ ขออภัย และให้อภัย ง่ายๆสามคำที่ทำให้คนเราลืมเรื่องผิดพ้องหมองใจ และสามารถมาร่วมงานกันได้ เมื่อเพื่อนร่วมงานทำอะไรดีให้เรา เราก็ขอบคุณและรู้จักสนองตอบน้ำใจให้เพื่อน และเมื่อผิดพลาดก็ขออภัยกัน และเมื่อเพื่อนมาขอโทษเราแล้ว

เราก็ต้องรู้จักให้อภัย หากทุกฝ่ายพยายามเดินเข้าหากันคนละก้าว ความยากในการทำงานเป็นทีมจะลดลงและบรรยากาศการทำงานโดยรวมจะดีขึ้นแม้จะเป็นทีมชั่วคราว ซึ่งไม่แน่ว่าในอนาคตอาจจะโคจรมาเจอกันอีกและกลายเป็นทีมถาวรก็ได้