*มาตรฐาน* การจัดการทรัพย์สิน “คอนโดมิเนี่ยม”

 เพื่อพัฒนาระบบ ความก้าวหน้า เพิ่มขีดความสามารถการแข่งขันในเชิงธุรกิจ เพื่อผลประโยชน์ตอบแทนต่อองค์กร นิติบุคคล แทบทั้งสิ้น ซึ่งเรื่องดังกล่าว อาจไม่แตกต่างจากระบบอาคารชุด “คอนโดมิเนียม” ซึ่งปัจจุบัน มีโครงการอาคารชุด คอนโดมิเนียม เกิดขึ้นจำนวนมากมาย โดยเฉพาะในพื้นที่ชุมชน เขตเมืองใหญ่ สถาบันการศึกษา และหน่วยงานภาครัฐ-เอกชน เพื่อรองรับการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ การค้า การลงทุน และปริมาณ จำนวนผู้คนในพื้นที่ดังกล่าว ใช้เป็นที่อยู่อาศัย และประกอบอาชีพ อย่างไรก็ตาม เมื่อมองเข้าไปโครงการอาคารชุดในหลายโครงการ หลายท่านอาจมองไม่เห็น “ความแตกต่าง” คำว่า “แตกต่าง” อาจมิใช่ราคาซื้อ-ขายห้องชุดเพียงอย่างเดียว แต่อาจเป็นความแตกต่างทางด้านการบริหาร จัดการทรัพย์ส่วนกลาง การให้บริการแก่สมาชิก ผู้ซื้อ เจ้าของร่วม และผู้พักอาศัย ทั้งความเป็นระเบียบเรียบร้อย ความเป็นมาตรฐานด้านการจัดการทรัพย์สิน เป็นระบบ มีแผนงานบริหารจัดการนิติบุคคลอาคารชุดที่ดี มีประสิทธิภาพ เป็นมืออาชีพ และเป็นที่ยอมรับแก่สมาชิก ผู้ซื้อ และเจ้าของร่วม 

โครงการอาคารชุด “คอนโดมิเนียม” หลายแห่ง-โครงการ ตั้งอยู่ใกล้เคียงกัน มีพื้นที่ห้องชุดเท่ากัน มักพบว่าราคาซื้อ ขาย อาจใกล้เคียงกัน และโครงการ-นิติบุคคลอาคารชุดจัดเก็บ “ค่าส่วนกลาง” อัตราเท่ากัน เหตุใด ทั้งสองโครงการ จึงมีมาตรฐานการจัดการทรัพย์สินที่ “แตกต่างกัน” ทั้งนี้ เมื่อได้ตรวจสอบข้อมูล “เชิงลึก” พบว่าทั้งสองโครงการกำหนดรูปแบบ วิธีการจัดการ หรือบริหารทรัพย์สิน ที่แตกต่างกัน โครงการแรก อาศัยการจัดจ้าง “บุคคล” รองรับ แต่โครงการที่สอง อาศัย “มืออาชีพ” บริษัทรับจ้างบริหารทรัพย์สิน หรือ "Professional Management Outsource" รองรับ ซึ่งอาจมีข้อดี-ข้อเสีย ที่แตกต่างกัน ข้อเสียของการจ้าง “บุคคล” อาจได้แก่ งานขาดความต่อเนื่อง ขาดความก้าวหน้า ไม่ได้รับ การพัฒนา เหตุเพราะเมื่อบุคลากรลาออก หรือพ้นจากตำแหน่ง หน้าที่ความรับผิดชอบ บุคลากร “รายใหม่” ขาดการประสาน หรือสานต่องานจากบุคลากรเดิม ซึ่งอาจแตกต่างจากโครงการ ซึ่งจัดจ้าง “มืออาชีพ” หรือ Professional Management เมื่อบุคลากรเดิม ลาออก หรือพ้นจากหน้าที่ สามารถคัดเลือก สรรหาบุคลากร รายใหม่ เข้ามาทดแทนการปฏิบัติงานได้ทันท่วงที งานจึงเกิดความต่อเนื่อง อีกทั้ง มืออาชีพ มีการฝึกอบรม เพิ่มความรู้ ความสามารถ และเสริมประสิทธิภาพของงานที่รับผิดชอบให้แก่บุคลากรแต่ละฝ่าย อย่างต่อเนื่อง อีกด้วย 

อย่างไรก็ตาม เมื่อคณะกรรมการ หรือผู้จัดการ ซึ่งเป็นตัวแทนของเจ้าของร่วม และโดยมติของที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วม - คณะกรรมการ เมื่ออนุมัติให้นิติบุคคลอาคารชุด “ผู้ว่าจ้าง” จัดจ้าง “มืออาชีพ” หรือ Professional Management Outsource “ผู้รับจ้าง” ทำหน้าที่บริหารจัดการทรัพย์สิน และให้บริการแก่ ผู้ซื้อ สมาชิก เจ้าของร่วมให้แก่นิติบุคคลอาคารชุด มักพบว่าในหลายโครงการอาคารชุด “ผู้ว่าจ้าง” ถูกครอบงำงานด้านการจัดการ บริหารทรัพย์สินโดย “ผู้รับจ้าง” ซึ่งอาจเป็นเรื่องไม่ถูกต้อง คณะกรรมการ และผู้จัดการคอนโดมิเนียม ควรต้องขอรับแผนการปฏิบัติงาน เป้าหมายการทำงาน และหน้าที่ความรับผิดชอบการทำงานของ “ผู้รับจ้าง” (มืออาชีพ) นำมาพิจารณาปรับปรุง แก้ไข ใช้งาน เพื่อให้งานดังกล่าวเกิดประสิทธิภาพสูงสุดต่อ “ผู้ว่าจ้าง” 

*มาตรฐาน* การจัดการ หรือบริหารทรัพย์สิน “คอนโดมิเนียม” ในสายตา ทัศนะของผู้เขียน ซึ่ง “มืออาชีพ” ต้องจัดให้มี ควรนำเสนอให้คณะกรรมการ ผู้จัดการคอนโดมิเนียมพิจารณาอนุมัติ ก่อน การลงมือปฏิบัติงานในหน้าที่ความรับผิดชอบดังกล่าว อาจได้แก่ เรื่อง ประเด็นต่างๆ ดังต่อไปนี้ 

1.การจัดระบบงาน และกำหนดแผนการทำงาน “ล่วงหน้า”

งานจัดการคอนโดมิเนียม นิติบุคคลอาคารชุด ประกอบด้วยภารกิจหลักหลายส่วน ได้แก่ งานบริหารบุคคล-ทั่วไป งานทะเบียน จัดซื้อ-จัดจ้าง งานบัญชี-การเงิน และการเร่งรัด ติดตามหนี้ ค้างชำระ งานบำรุงรักษาวิศวกรรมระบบ-ประกอบอาคารในเชิงป้องกัน งานตรวจสอบ และ การประเมินผล ฯลฯ เป็นต้น ซึ่งงานดังกล่าว เป็นอิสระแยกขาดออกจากกัน ทั้งนี้ ผู้จัดการคอนโดมิเนียม “ผู้รับจ้าง” สามารถแบ่งงาน มอบหมายงานแต่ละประเภทดังกล่าวให้แก่หัวหน้างาน-แผนก แต่ละแผนก ดูแลรับผิดชอบในเบื้องต้น และรายงานผลให้แก่ผู้จัดการคอนโดมิเนียมทราบเป็นระยะๆ ตามความเหมาะสม อย่างไรก็ดี ผู้จัดการคอนโดมิเนียมที่ดี หรือ “มืออาชีพ” ต้องสามารถกำหนดแผนงานการจัดการ บริหารทรัพย์สินไว้ “ล่วงหน้า” โดยนำเสนอ ขออนุมัติ-ความเห็นชอบการใช้แผนงานการทำงานดังกล่าวต่อคณะกรรมการพิจารณาต่อไป

2.การจัดประชุมคณะกรรมการ และการประชุมใหญ่เจ้าของร่วม

ทั้งข้อบังคับของนิติบุคคลอาคารชุด และพระราชบัญญัติอาคารชุด บังคับให้คณะกรรมการ จัดให้มีการประชุมคณะกรรมการทุก 6 เดือน และจัดให้มีการประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วม ปีละ 1ครั้ง เป็นอย่างน้อย ผู้จัดการคอนโดมิเนียม หรือ “มืออาชีพ” ควรวางแผน อีกทั้งกำหนดแผนงานการจัดประชุมดังกล่าว เสนอขออนุมัติ-ความเห็นชอบจากคณะกรรมการ เพื่อใช้ปฏิบัติให้สอดคล้องกับข้อบังคับ กฎหมาย และเกิดประสิทธิภาพต่องานในหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้จัดการคอนโดมิเนียม หรือ “มืออาชีพ” ต่อไป 

3.งานควบคุม ดูแล และประเมินผลการปฏิบัติหน้าที่ของคู่สัญญา

ผู้จัดการคอนโดมิเนียม หรือ “มืออาชีพ” มีหน้าที่จัดให้มีบริการงานที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์ส่วนกลางของนิติบุคคลอาคารชุด อาจจัดจ้างผู้มีวิชาชีพเฉพาะทาง อาทิ รักษาความปลอดภัย - ความสะอาด กำจัดปลวก มด แมลง ลิฟต์โดยสาร บำรุงรักษาสระว่ายน้ำ สวนหย่อม วิศวกรรมระบบ - ประกอบอาคาร ฯลฯ เป็นต้น ทั้งนี้ ภายใต้ความเห็นชอบของคณะกรรมการ โดยผู้จัดการคอนโดมิเนียม หรือ “มืออาชีพ” ผู้รับจ้าง มีหน้าที่รายงาน และประเมินผลการปฏิบัติหน้าที่ของคู่สัญญาบริการต่างๆ ให้ที่ประชุมคณะกรรมการพิจารณาเป็นระยะๆ ตามความเหมาะสม

4.งานจัดทำ ควบคุมการใช้จ่ายงบประมาณ และการเร่งรัดหนี้ค้างชำระ

“ค่าส่วนกลาง” ซึ่งทั้งผู้ซื้อ ผู้ขาย ชำระให้แก่นิติบุคคลอาคารชุด เพื่อใช้เป็นค่าใช้จ่ายการจัดการ การให้บริการแก่เจ้าของร่วม สมาชิกทั้งหมดภายในอาคารชุด ควรจัดเก็บล่วงหน้าเป็น “รายปี” ผู้จัดการคอนโดมิเนียม หรือ “มืออาชีพ” เป็นผู้พิจารณาจัดทำงบประมาณรายรับ-รายจ่ายการจัดการ บริหารทรัพย์สิน รายปี นำเสนอขออนุมัติ - ความเห็นชอบจากที่ประชุมคณะกรรมการ และที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วม ตามลำดับ อีกทั้ง ผู้จัดการคอนโดมิเนียม หรือ “มืออาชีพ” ยังจำเป็นต้องควบคุมจำนวนลูกหนี้ค่าส่วนกลาง และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ให้คงที่ และไม่ส่งผลกระทบต่อโครงสร้างรายรับ - รายจ่ายของนิติบุคคลอาคารชุดโดยรวมอีกด้วย และ 

5.การรายงานผล และการประชาสัมพันธ์

การที่เจ้าของร่วม สมาชิก ผู้ซื้อห้องชุด จะให้ความร่วมมือที่ดี ต่อเนื่อง แก่นิติบุคคลอาคารชุด จำเป็นต้องให้เจ้าของร่วม สมาชิก ผู้ซื้อ สามารถ “รับรู้” กิจกรรมความเคลื่อนไหวที่สำคัญๆ ของนิติบุคคลอาคารชุด ทั้งสรุปรายรับ-รายจ่าย รายเดือน หรืองบดุล รายปี หรือมติคณะกรรมการ-การประชุมใหญ่เจ้าของร่วมที่จัดขึ้น ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อความเป็นอยู่ของสมาชิก เจ้าของร่วม ผู้จัดการคอนโดมิเนียมที่ดี หรือ “มืออาชีพ” จำเป็นต้องรายงานผลการดำเนินงาน และการประชาสัมพันธ์กิจกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นอยู่เป็นระยะๆ หรือตามความเหมาะสมอีกด้วย