ขจัดระเบียบหยุมหยิมออกไปเถอะ

 ต้องทำตามระเบียบการขออนุมัติเปลี่ยนแปลงสภาพการทำงานจากผู้บริหารก่อน และผู้บริหารที่มีอำนาจอนุมัติไปทำงานต่างจังหวัด ก็อกนำ้นั้นเลยต้องรั่วไปเช่นนั้นจนกว่าผู้มีอำนาจจะกลับมาอนุมัติให้ปิดก็อกนำ้ตามระเบียบ ดูแล้วเหมือนไม่น่าจะเป็นไปได้ แต่ถ้าลองนึกดูดีๆ จากสารพัดสิ่งที่เราพบเห็นกันเป็นประจำจะพบว่ามีงานหลายอย่างที่ล้วนติดขัดระเบียบหยุมหยิม ฝนตกมากจนทำให้นำ้ท่วมถนน แล้วถนนกลายเป็นหลุมเป็นบ่อ ไม่มีใครมาแก้ไข มีแต่ป้ายประกาศว่ากำลังขออนุมัติปรับปรุงอยู่ การงานที่เห็นกันอยู่ชัดๆ ว่ามีอะไรเกิดขึ้น เห็นกันชัดๆ ว่าจะแก้ไขได้อย่างไร เห็นชัดๆ ว่ามีคนพร้อมจะแก้ไข แต่ไม่มีใครทำอะไรได้สักอย่าง เพราะติดขัดระเบียบหยุมหยิมที่คนช่วยกันสร้างขึ้นมา

ทำไมหน่วยงานต่างๆ จึงนิยมสร้างระเบียบที่ไปเน้นเรื่องเล็กเรื่องน้อย ที่กลายเป็นอุปสรรคกับคนทำงาน คำตอบคือหน่วยงานที่ไม่ทราบแน่ชัดว่าหน่วยงานของตนมีไว้เพื่อทำอะไรกันแน่ ไม่มีลำดับความสำคัญว่าจะทำงานไหนก่อนหลัง มักชอบออกระเบียบหยุมหยิม ท่านบอกแต่ว่าท่านซ่อมถนน แต่ท่านไม่บอกว่าจะซ่อมถนนไหนเมื่อใด ท่านไม่บอกว่าถนนที่ซ่อมใช้ได้ดีในตอนไหนบ้าง ดังนั้นหน่วยงานเหล่านี้จึงใส่ใจกับกระบวนการ มากกว่าผลลัพธ์ เมื่อใส่ใจกระบวนการมากๆ ก็เลยกำหนดระเบียบต่างๆ มารองรับแต่ละขั้นตอนนั้นไว้มากมาย นานวันก็ลืมไปว่ากำลังทำงานให้ได้ผลลัพธ์ การลงมือทำขั้นตอนต่างๆ จึงกลายเป็นเรื่องใหญ่กว่าการได้ผลลัพธ์ เมื่อเป็นเรื่องใหญ่ ก็ต้องมีระเบียบมากำกับการทำงานมากขึ้น เพื่อให้ขั้นตอนเหล่านั้นดูเสมือนมีความสำคัญ หนทางเดียวที่ระเบียบหยุมหยิมจะหมดไปได้ คือทำให้รู้ตัวแน่ๆ ว่ากำลังจะทำให้ได้ผลลัพธ์อะไรบ้าง เมื่อใด ไม่ใช่แค่ทำตามขั้นตอนอย่างไร

พบกันเสมอว่าก่อนลงมือทำ ต้องช่วยกันคิดขั้นตอนกันก่อน ซึ่งต้องแยกแยะดีๆ บางคนคิดขั้นตอนเพื่อใช้ลงมือทำจริง บางคนคิดขั้นตอนเพื่อหาทางกำหนดระเบียบต่างๆ  บางคนคิดขั้นตอนว่าต้องทำอะไรกันบ้างเพื่อให้สามารถซื้อขายกันผ่านเครือข่ายสังคมในกลุ่มคนที่รู้จักคุ้นเคยกันได้ ในขณะที่บางคนคิดขั้นตอน เพื่อไปออกระเบียบว่าใครจะซื้อขายกันทางไลน์ ทางเฟซบุ๊ค ต้องปฏิบัติตามระเบียบนั้นระเบียบนี้ ดังนั้นถ้ายังหาหนทางไม่พบว่าจะทำอย่างไรดี ให้ห้ามปราบตนเองกันไว้ก่อนว่า ตอนนี้กำลังหาวิธีทำ ไม่ใช่หาทางออกกฎระเบียบ

ยิ่งมีแบบฟอร์มในการทำงานมากเท่าใด ระเบียบหยุมหยิมก็ตามมามากเท่านั้น แบบฟอร์มหนึ่งฟอร์มอย่างน้อยก็พามาอีกหนึ่งระเบียบ คือระเบียบการกรอกแบบฟอร์มนั้น ซึ่งแบบฟอร์มมากมายทั้งหลายตามมากับกระบวนการที่ไม่จำเป็นที่เติมเต็มเข้าไปในการงานนั้น คิดอะไรไม่ออกก็เพิ่มกระบวนการกรอกแบบฟอร์มเข้าไป คุยว่ามีSingle Point of Service แต่พอไปถึงเคาน์เตอร์ก็ยื่นแบบฟอร์มให้กรอก 3 - 4 ใบ หนึ่งใบหนึ่งบริการ ถ้าหาหนทางลดกระบวนการที่ไม่จำเป็นเหล่านี้ลงไปได้ แบบฟอร์มก็จะลดลงตามไปด้วย ใช้แบบฟอร์มน้อยลง ระเบียบหยุมหยิมสำหรับแบบฟอร์มก็หายไปด้วย

ถ้าทำงานด้วยกันแบบกระจุกอำนาจ คือนายใหญ่ตัดสินใจอยู่คนเดียว ก็ต้องมีระเบียบ หรือแบบวิธีการสำหรับเข้าถึงนายใหญ่ ก่อนพบต้องทำตามระเบียบอะไรบ้าง พบแล้วอะไรคุยได้คุยไม่ได้ เลยต้องมีระเบียบการขอความเห็น หรือมีระเบียบว่าจะขอให้นายใหญ่สั่งการทำอะไรต่อไปนั้น ต้องมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง ยิ่งกระจายหน้าที่ในการตัดสินใจไปสู่คนลงมือทำงานนั้นมากเท่าใด ลดการกระจุกอำนาจไว้ที่ตัวนายใหญ่ได้มากเท่าใด ระเบียบหยุมหยิมจะลดลงตามไปด้วยเท่านั้น ยิ่งเชื่อใจกันน้อยเท่าไรในการทำงานนั้น จะยิ่งมีความพยายามในการกำหนดระเบียบต่างๆ ขึ้นมากเท่านั้น เราเกรงว่าคนนั้นคนนี้จะเบี้ยวเราในการทำงานนั้น หนทางป้องกันตัวเลยกลายเป็นระเบียบใหม่ๆ สำหรับทุกขั้นตอนการทำงานนั้น ถ้าอยากลดระเบียบลง ก็ต้องหัดเชื่อใจกันให้มากขึ้น หรือรู้จักสรรหาคนร่วมงานอย่างมีการคัดกรองที่ดีขึ้น

อยากให้การงานมีประสิทธิผล อย่าเก่งเรื่องออกระเบียบ ให้เก่งเรื่องลงมือทำจริงแทน