ฟุตบอล Visual Management และ การจัดการองค์กร

ที่เราสามารถเรียนรู้ แนวคิดของ Visual Management ได้จากเกมการแข่งขัน และชวนท่านผู้อ่านคิดกันต่อ ถึงการนำไปใช้ ในการจัดการองค์กรครับ

ลองจินตนาการว่า เราหลุดเข้าไปเป็นนักเตะคนหนึ่งในเกมฟุตบอล โดยที่ไม่รู้ว่าแข่งกับใคร เพื่อนร่วมทีมคือคนแปลกหน้าไม่รู้จักสักคน ในสนามไม่มีข้อมูลอะไรทั้งสิ้นให้เห็น แรงจูงใจในการเล่นอย่างเต็มที่ มันคงหดหายไปเยอะนะครับ

หลักการของ Visual Management (บางองค์กรก็เรียกว่า Visual Control หรือ Visualization) คือ องค์กรต้องให้ความสำคัญกับ ข้อมูลข่าวสารที่จำเป็นในการทำงาน ผ่านสายตาของพนักงาน

เห็น “ข้อมูล” อะไร ในเกมฟุตบอลกันบ้างครับ?

สิ่งสะดุดตาอย่างแรกทุกสนามฟุตบอล คือ กระดาน Scoreboard ที่เห็นได้จากนักเตะและผู้ชมทั่วสนาม แสดงถึงข้อมูลพื้นฐานอย่างเช่น เวลาผ่านไปกี่นาทีแล้ว ขณะนี้ยังเสมอกันอยู่ หรือมีทีมใดขึ้นนำอยู่กี่ประตู ซึ่งมีผลอย่างมากในการกำหนดแผนการเล่นต่อไป เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของเกม

เราอาจเปรียบเทียบภาพนี้ได้กับ พนักงานที่ทำงานกันอยู่ในองค์กรว่า รับรู้เป้าหมายและผลการทำงาน ที่เป็นไปอย่างชัดเจนอยู่ตลอดหรือไม่ ผลลัพธ์ในที่นี้เป็นได้ทั้งในเรื่อง ปริมาณ คุณภาพ ประสิทธิภาพ ความพึงพอใจของลูกค้า หรือ ตัวชี้วัดอื่นก็ได้

นอกเหนือจากการรับรู้ผลในปัจจุบันแล้ว แผนต่อไปข้างหน้า คือสิ่งที่ต้องรับรู้อย่างชัดเจนเช่นกัน พูดให้ง่ายขึ้นคือ องค์กรต้องสื่อสารให้พนักงานเห็นทั้ง “แผนและผล” นั่นเองครับ

ที่สนาม เราจะเห็น เส้น ขอบสนาม กรอบเขตโทษ เส้นประตู จุดเริ่มต้นเขี่ยลูก ตำแหน่งจุดโทษ หรือ มุมสนามสำหรับเตะมุม เส้นทั้งหมดจะเป็นตัวกำกับพฤติกรรมของผู้เล่น ให้เล่นในกรอบกติกาที่กำหนด และเป็นเครื่องมือในการตัดสินเกม ให้กับกรรมการด้วย

ในองค์กรก็ย่อมต้องการให้ พนักงานปฏิบัติงาน ตามกรอบอะไรบางอย่างเช่นกัน กรอบที่ว่านี้ อยู่ในรูปแบบที่หลากหลาย เช่น มาตรฐานการทำงาน, คู่มือ (Manual), คำแนะนำ (Instruction/Guideline), ปรัชญาหรือค่านิยม ในการทำงาน ที่พนักงานต้องรับรู้ได้อย่างชัดเจน

ในภาคการผลิตรวมถึงภาคบริการบางประเภท การตีเส้น เพื่อจัดแบ่งพื้นที่ จะมีความสำคัญมาก เพื่อแบ่ง พื้นที่ทำงาน ทางเดิน ที่วางชิ้นงานที่ผลิตหรือของเสียที่เกิด ที่จัดวางอุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร เพื่อให้เป็นระเบียบไม่สับสน

ถัดจากเรื่องสนาม เราจะพบ นักเตะจากทั้ง 2 ทีม และกรรมการ ที่แยกกันด้วย สีเสื้อ สีเป็นเครื่องมือง่ายๆ แต่มีประโยชน์อย่างมาก ในการแบ่งประเภท จัดหมวดหมู่ เพราะสายตาคนเรา แยกความแตกต่างของสี ได้ง่ายๆ แค่การมองแวบเดียว

เราจึงเห็นการนำ สี ไปใช้ในการ แบ่งหมวดหมู่หรือแบ่งประเภท สิ่งต่างๆ เช่น เอกสารในสำนักงาน การจัดเก็บสินค้า ความแตกต่างของข้อมูล เส้นกราฟ แผนภูมิ บนเอกสาร การระบุสถานะของกระบวนการว่าปกติดีอยู่หรือไม่

สีเป็นเครื่องมือที่สำคัญ กับเกมฟุตบอลอีกเรื่องคือ ใบเหลือง-ใบแดง เมื่อมันถูกชูขึ้น ผมว่าเป็นความชาญฉลาด ของผู้ที่คิดภาษาสัญลักษณ์เช่นนี้ในเกมนะครับ เพราะเป็นวิธีสื่อสารที่คนทั้งสนามเข้าใจ โดยไม่ต้องใช้คำพูดใดๆเลย

เสื้อนักเตะ ยังมีสิ่งที่น่าสนใจอีกคือ ข้อความบนหลังเสื้อ ซึ่งจะเป็นชื่อผู้แล่น อยู่บนหมายเลข ในเมื่อมีชื่อบอกอยู่แล้ว ทำไมยังต้องมีหมายเลขอีกด้วยให้มันซ้ำซ้อนครับ?

ถึงแม้ว่า สิ่งที่ต้องการบอกผู้ชมคือ นักเตะคือใคร แต่หมายเลขมีขนาดที่ใหญ่กว่าชื่อมาก สามารถสื่อสารให้เข้าใจได้ง่ายกว่า และเป็นภาษาสากลที่ใครๆก็เข้าใจ

สิ่งที่เรียนรู้ได้คือ ข้อมูลเดียวกันแต่มี วิธีการนำเสนอ ได้หลายวิธี ลักษณะเช่นนี้ ยังมีในอีกหลายองค์กร ที่แปลงข้อมูลที่ซับซ้อนหรือยืดยาว มาเป็น Code หรือข้อความย่อ เพื่อให้อ่านง่ายขึ้น ลดความสับสนผู้ปฏิบัติงาน

ผมเคยร่วมงานกับองค์กรหนึ่งที่ใช้ การ์ตูนภาพ ใส่ในรายงาน เพื่อบอกถึงสถานการณ์ตลาดในพื้นที่เขตการขายต่างๆ รูปที่ใช้สื่อคือ พระอาทิตย์-เมฆ-ฝนตก-ฟ้าผ่า แทนตลาดที่ดี ยอดขายเป็นไปตามแผน จนถึงตลาดแย่ ผู้บริหารที่เห็นรายงานปราดเดียว ก็เข้าใจภาพรวมได้ทันที

ยังมีสิ่งที่เราเรียนรู้ได้จาก “สิ่งที่มองไม่เห็น” ได้อีกครับ ทั้งสนามเป็นพื้นที่เปิดโล่ง ผู้เล่นในทีมเดียวกันเห็นกันและกันหมด การส่งลูกไปข้างหน้า ด้านข้าง คืนหลัง ส่งสั้น ส่งยาวให้ใครก็ได้ ไม่มีข้อจำกัดใดๆทั้งสิ้น

องค์กรไม่น้อยครับที่พื้นที่ทำงาน เป็นอาณาจักรส่วนตัวหรือหน่วยงาน ต่างคนต่างอยู่ ด้วยฉากกั้นพื้นที่ การรับส่งงาน ต้องผ่านขั้นตอนที่ไม่จำเป็นมากมาย ปฏิสัมพันธ์โดยตรงระหว่างมนุษย์กลายเป็น การกดแป้นคอมพิวเตอร์ หรือ จิ้มมือถือแทน

ดังนั้นในปัจจุบัน องค์กรหลายแห่งที่ให้ความสำคัญกับ มนุษย์สัมพันธ์ ระหว่างพนักงาน จึงออกแบบให้เป็น สำนักงานเปิดโล่ง พนักงานสามารถเห็นกันและกันได้ง่าย หรือ การออกแบบสำนักงานในโรงงานที่ชั้นลอย สามารถมองทะลุกระจกลงมาเห็นภาพทั่วทั้งโรงงานได้

“สิบปากว่าไม่เท่าตาเห็น” หรือ สำนวนฝรั่งที่กล่าวว่า “Seeing is believing” คือการให้ความสำคัญกับสิ่งที่สายตามองเห็น ที่เราสามารถเรียนรู้ และนำหลักการง่ายๆนี้มาใช้ เพื่อประโยชน์ต่อการจัดการองค์กรครับ

 

โดย... 

กฤชชัย อนรรฆมณี

Lean and Productivity Consultant / Trainer

[email protected]