Agile กับงานบริหาร

Agile กับงานบริหาร

เดิมทีมีการนำกระบวนการนี้มาใช้ในการพัฒนาซอฟต์แวร์เท่านั้น แต่เมื่อมองลึกๆ ผู้นำธุรกิจด้านอื่นๆสามารถนำไปมาประยุกต์ใช้ได้เช่นเดียวกัน

ดิฉันและทีมงานเดินทางไปสหรัฐอเมริกาเพื่อพัฒนาเครือข่ายวิชาการของศศินทร์ และมีโอกาสไปติดต่องานกับมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ดที่ตั้งอยู่ ณ เมืองพาโล อัลโต พร้อมกับเยี่ยมชมบริษัทต่างๆในซิลิคอน วัลเลย์ซึ่งเป็นอาณาเขตที่บริษัทไฮเทคและบริษัทเกิดใหม่ประเภท Startup ด้านไฮเทคทั้งหลายแห่กันไปอยู่กันหนาแน่น

เจ้าของบริษัทที่ปรึกษาท่านหนึ่งในเมืองพาโล อัลโตซึ่งจบการศึกษาจากม.สแตนฟอร์ดเล่าให้ดิฉันฟังว่า หลายปีที่ผ่านมามีชาวต่างชาติเฉพาะชาวจีนและอินเดียเข้ามาตั้งถิ่นฐานในเมืองพาโล อัลโต เมืองซาน โฮเซ่ และบริเวณใกล้ๆกับซิลิคอน วัลเลย์กันมากเพราะอยากเปิดธุรกิจด้านซอฟต์แวร์กัน ทั้งนี้พวกเขาชอบและเชื่อว่าการอาศัยอยู่ใกล้ม.สแตนฟอร์ดและซิลิคอน แวลลีย์คือการได้อยู่ในสิ่งแวดล้อมที่มีองค์ความรู้ด้านเทคโนโลยีและมีเครือข่ายของเหล่าบริษัท Startup ที่มีอนาคตไกลจะช่วยส่งเสริมให้พวกเขาสร้างบริษัท Startup ของตนเองได้สำเร็จเร็วขึ้น

ชาวอเมริกันหลายคนที่มีบ้านในย่านนี้ถึงกับให้คนต่างชาติมาเช่าบ้านหรือเช่าห้องตลอดจนเช่าโรงรถเพื่อมา “ฝังตัว” ซึมซับเอากลิ่นไอของซิลิคอน แวลลีย์กันอย่างเป็นล่ำเป็นสัน ชาวพาโล อัลโตจึงได้เห็นชาวต่างชาติเดินกันขวักไขว่ในเมืองจนกลายเป็นเรื่องชินตา

เหตุที่หนุ่มสาวชาว Startup นิยมใช้โรงรถเป็นที่ก่อตั้งธุรกิจของตนก็เพราะได้เห็นตัวอย่างจากอภิมหาเศรษฐีหลายคน เช่น สตีฟ จ็อบส์, มาร์ค ซัคเคอร์เบิร์ก เริ่มธุรกิจจากการใช้โรงรถเป็นสำนักงานเพราะไม่มีทุนพอจะไปเช่าห้องหรืออาคารได้ ดังนั้นโรงรถจึงกลายเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมการสร้าง Startup ในย่านซิลิคอน วัลเลย์ไปเสียแล้ว และแม้บางคนจะมีเงินพอที่จะเช่าสถานที่ประกอบธุรกิจได้ แต่ก็ยังเลือกใช้โรงรถเป็นสำนักงานอยู่ดีเพราะมันดูเก๋และขลัง...เป็นยังงั้นไป

นอกจากจะได้ไปสังเกตการณ์บริษัทต่างๆแล้ว ดิฉันยังได้เรียนรู้เรื่องกระบวนการทำงานที่บริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์ใช้ในการสร้างนวัตกรรมอย่างรวดเร็วอีกด้วย กระบวนการที่ว่านี้คือกระบวนการ “อไจล์” (Agile) นั่นเอง หลายท่านคงคุ้นหูกับคำว่าอไจล์กันนะคะ โดยเฉพาะท่านที่อยู่ในวงการซอฟต์แวร์หรือเป็นที่ปรึกษาด้านการบริหารโครงการ (Project Management) อไจล์นั้นคือกระบวนการ (process) ในการพัฒนาซอฟต์แวร์ให้สามารถทำงานตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้มากที่สุด ในเวลาที่รวดเร็วที่สุดและประหยัดงบประมาณให้มากที่สุด

ก่อนหน้าที่จะมีอไจล์นั้น วิธีการที่ใช้ในการพัฒนาซอฟต์แวร์โดยทั่วๆ ไปคือวิธีการทำงานแบบ “น้ำตก” (Waterfall) ที่มีขั้นตอนการทำงานที่เน้นการวางแผนอย่างละเอียดเจาะจงเป๊ะๆทุกขั้นตอน เริ่มด้วยการเก็บข้อมูลความต้องการของลูกค้าหรือผู้ใช้ก่อน จากนั้นจึงต่อด้วยงานออกแบบซอฟต์แวร์ การทำโปรแกรม ทำการทดสอบและท้ายสุดคือส่งมอบงานให้กับลูกค้า ทำทีละขั้นทีละตอนแบบน้ำที่ตกลงมาทีละชั้น

ทั้งนี้กระบวนการทำงานแบบน้ำตกที่ว่านี้ ในการปฏิบัติจริงต้องใช้เวลามากหลายเดือน บางทีเกือบถึงปี ปัญหาที่เกิดขึ้นคือหลายครั้งข้อมูลที่เก็บมาเรื่องความต้องการของลูกค้าตั้งแต่ก่อนลงมือออกแบบและสร้างชิ้นงานมันเก่าไปเสียแล้ว สิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วส่งผลทำให้ความต้องการของลูกค้าเปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วด้วย ดังนั้นผลิตภัณฑ์ที่ออกแบบและผลิตมาจึงไม่สามารถตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนไปได้ทัน ลูกค้าเสียความรู้สึก ผู้ผลิตซอฟต์แวร์สูญเสียเวลาและทรัพยากรมากมายในการผลิตชิ้นงานที่ไม่ตอบโจทย์ ดังนั้นบริษัทขนาดยักษ์ใหญ่อย่างออราเคิล (Oracle) ซิสโก้ (Cisco) และบริษัท Startup ทั้งหลายในซิลิคอน แวลลีย์ (Silicon Valley) จึงจำเป็นต้องพยายามหาวิธีการทำงานที่รวดเร็วกว่าและยืดหยุ่นกว่าเพื่อสนองความต้องการของลูกค้าให้ดีขึ้น

กระบวนการอไจล์ไม่ใช่เรื่องใหม่ เป็นแนวคิดที่เกิดขึ้นมาราวๆปลายศตวรรษที่ 20 เมื่อบรรดาวิศวกรนักพัฒนาซอฟต์แวร์หลายท่านที่นำโดยจอน เคิร์น รู้สึกเบื่อหน่ายกับความล่าช้าของกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบวิธีน้ำตก บรรดานักพัฒนาซอฟต์แวร์เหล่านี้จึงมีการประชุมนัดพบกันครั้งสำคัญที่เรียกว่า “สโนว์เบิร์ด” (Snowbird meeting) ที่มลรัฐยูท่าห์ เมื่อปี ค.ศ. 2000 ผู้นำสำคัญของคนกลุ่มนี้คือ จอน เคิร์น เคนท์ เบ็ค วอร์ด คันนิงแฮม แอรี่ วาน เบนเนคัม อลิสแตร์ คอคเบิร์น ซึ่งในภายหลังคนกลุ่มนี้ได้รับการขนานนามว่าเป็น  “กลุ่มอไจล์”

พวกเขารวมตัวกันเพื่อมุ่งพัฒนากระบวนการทำงานในการสร้างซอฟต์แวร์ที่รวดเร็วขึ้นโดยเน้นการรับฟังความเห็นและคำประเมิน (Feedback) จากลูกค้าเป็นระยะๆเพื่อนำมาปรับเปลี่ยนการออกแบบซอฟต์แวร์ให้ถูกใจลูกค้าที่มีความต้องการที่เปลี่ยนแปลงได้อยู่เสมอ ไม่ใช่เก็บข้อมูลจากลูกค้าเพียงครั้งเดียวก่อนเริ่มทำงานแบบวิธี “น้ำตก” ที่เคยใช้ ในรายละเอียดกระบวนการอไจล์แตกต่างจากระบบน้ำตกตรงที่ไม่ได้มีการวางแผน กำหนดเป้าหมายและทำงานแบบเจาะจงตายตัว ทำงานแบบม้วนเดียวต้องจบ แต่อไจล์จะมีการวางแผน ลงมือทำงานไปทีละส่วนและมีการเก็บข้อมูลจากลูกค้าเป็นระยะๆเพื่อวางแผนการทำงานขั้นต่อไป

ดังนั้นเมื่อมีการรับฟังคำประเมินจากลูกค้าเป็นระยะๆจึงมีความอ่อนตัวที่จะสามารถปรับเปลี่ยนแผนงาน การออกแบบและการทำงานของซอฟต์แวร์ได้เรื่อยๆจนความต้องการของลูกค้านิ่งแล้ว นอกจากนี้อไจล์ยังมีข้อดีตรงที่มีการนำสมาชิกจากฝ่ายต่างๆมาทำงานในทีมเดียวกัน (Cross-functional team) เน้นการสื่อสารระหว่างทีมงานที่มาจากต่างแผนก ทำให้ลดปัญหาการขาดการสื่อสารและสามารถระดมความคิดจากทุกฝ่ายในการทำงานได้เร็วขึ้น เช่น หากมีการทดสอบซอฟต์แวร์แล้วมีปัญหา ทางดีไซน์เนอร์กับโปรแกรมเมอร์ก็พูดคุยโดยตรงได้เลย ไม่ต้องรอส่งเรื่องข้ามฝ่าย

แรกเริ่มเดิมทีมีการนำกระบวนการอไจล์มาใช้กับการพัฒนาซอฟต์แวร์เท่านั้น เมื่อมองลงไปให้ลึกๆ ผู้นำธุรกิจด้านอื่นๆสามารถนำกระบวนการอไจล์มาประยุกต์ใช้กับการทำธุรกิจอื่นๆหรืองานฝ่ายอื่นๆที่ไม่ใช่ฝ่ายปฏิบัติการได้ เพราะโดยกระบวนการแล้ว อไจล์คือหลักการบริหารโครงการ (Project management) นั่นเอง โดยในระยะหลังนี้ได้มีผู้นำอไจล์มาใช้กับงานการตลาดและงานบริหารบุคคลด้วย ยกตัวอย่างบริษัทที่ปรึกษาชั้นนำเช่นเแม็คคินซีย์ก็ได้มีการพูดถึงวิธีการนำอไจล์มาใช้ในงานการตลาด และบริษัทแอคเซนเจอร์ก็มีการพูดถึงการนำอไจล์มาปรับปรุงงานบริหารบุคคล ทั้งนี้เป็นเพราะอไจล์เน้นการสื่อสาร การทำงานเป็นทีม การรับฟังคำประเมินจากลูกค้า(หรือพนักงาน) และความยืดหยุ่นฉับไวในการปรับเปลี่ยนโครงงานหรือบริการให้ทันความเปลี่ยนแปลง ดังนั้นผู้นำธุรกิจสาขาอื่นๆที่ไม่ใช่ซอฟต์แวร์จึงน่าให้ความสนใจกับกระบวนการอไจล์ เพราะแม้จะเป็นเรื่องที่ค่อนช้างเก่าในบ้านเขา แต่คงยังใหม่และน่าจะเป็นประโยชน์กับบ้านเรานะคะ