ถึงเวลาเปลี่ยนรูปแปลงร่างองค์กรใหม่

 องค์กรก็เหมือนสิ่งต่างๆในโลกนี้ ที่มีการเปลี่ยนแปลงและไม่เคยหยุดนิ่ง ขึ้นอยู่กับว่าเราจะเปลี่ยนมันในช่วงเวลาใดที่เป็นประโยชน์มากที่สุด และเกิดผลกระทบในทางลบน้อยที่สุด ถ้าเปลี่ยนโดยวิสัยทัศน์คือมองไปข้างหน้าและเริ่มเตรียมการตั้งแต่ช่วงที่ยังมีกำลังและแข็งแรงจะดีที่สุด (Proactive transformation) แต่ถ้ามาเปลี่ยนในภายหลังอันเนื่องมาจากวิกฤติ นั่นคือถูกบังคับให้เปลี่ยนและต้องทำอย่างเร่งรีบ แน่นอนผลกระทบและความสั้นคลอนย่อมเกิดขึ้นมากมาย (Reactive transformation)

ล่าสุด BCG (Boston Consulting Group) ได้จัดทำรายงานการวิเคราะห์ถึงมาตรการและวิธีการที่นิยมและนำมาใช้ ในช่วงนี้ที่มีการเปลี่ยนผ่านองค์กรกันขนานใหญ่ เนื่องจากผลกระทบจากเทคโนโลยีดิจิทัล แบ่งได้เป็น 2 ระดับคือ ระดับองค์กร และระดับกระบวนการ

Enterprise-wide or Business-unit-focused Transformation เป็นการปรับใหญ่ทั้งองค์กรและหน่วยธุรกิจสำคัญ แน่นอนมีผลต่อนโยบาย ทิศทาง เป้าหมาย กลยุทธ์ โครงสร้าง ระบบ และการบริหารงาน ซึ่งเกี่ยวข้องหรือส่งผลกระทบต่อทุกคนในองค์กร ดังนั้นการสื่อสารลงไปในทุกระดับเพื่อให้เข้าใจตรงกันถึงความจำเป็นจึงเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง ถ้าองค์กรใดมีการสื่อสารภายในที่ดี ทุกคนรู้ถึงสถานะและสภาพการแข่งขันอยู่เสมอก็จะทำให้การขับเคลื่อนองค์กรไปสู่สถานะใหม่ ง่ายและมีแรงต่อต้านน้อย โดยมาตรการหรือวิธีการที่มีการนำมาใช้ในช่วงระยะเปลี่ยนผ่านมีดังนี้

1. Turnaround/restructuring การปรับโครงสร้างทั้งองค์กร หรือหันเลี้ยวไปในทิศทางใหม่ในทันทีอย่างเร่งด่วน เพื่อให้สอดรับกับสภาพแวดล้อมใหม่
2. Rapid financial boost ฟื้นฟูผลประกอบการทางการเงินที่กำลังตกต่ำ ทั้งในแง่ของการเพิ่มรายรับ ลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และการใช้สินทรัพย์ที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
3. Growth พัฒนากลยุทธ์ และการดำเนินการด้วยแนวทางใหม่
4. Business model เปลี่ยนโมเดลธุรกิจ หรือวิธีการทำธุรกิจใหม่ให้สอดรับกับตลาดและคุณค่าใหม่ที่ลูกค้าต้องการ
5. Digital ยกเครื่องห่วงโซ่คุณค่า ทั้งกระบวนการหลักและกระบวนการสนับสนุนให้เป็นดิจิทัล
6. Global ปรับตำแหน่งทางธุรกิจเพื่อแสวงหาโอกาสใหม่ๆ โดยมองตลาดให้กว้างและไกลมากขึ้น
7. Organization ปรับระบบการบริหารจัดการภายใน กระจายอำนาจ และตัดสินใจให้เร็วขึ้น

Function-specific transformation เป็นการปรับตามบทบาทหน้าที่ของหน่วยงานภายใน (ระดับกระบวนการ) ประกอบด้วยมาตรการสำคัญดังนี้

1. Innovation and R&D การให้ความสำคัญกับการวิจัยพัฒนาเพื่อให้มีนวัตกรรม หรือผลงานสร้างสรรค์ใหม่ๆ ทั้งในเชิงปริมาณและคุณภาพ เพื่อยกระดับกระบวนการและผลิตภัณฑ์ให้มีมูลค่าเพิ่มที่สูงขึ้น
2. Commercial การปรับเปลี่ยนแนวทางและวิธีการขายและการตลาด โดยไม่มองแค่ตลาดเดิมๆ แต่ให้มองหาตลาดเกิดใหม่ที่มีศักยภาพและกำลังซื้อ โดยขยายช่องทางทั้งด้วยตัวเองและร่วมมือกับผู้อื่น
3. Operational การยกระดับการผลิตภายในตลอดห่วงโซ่อุปทาน ให้สั้นกระชับฉับไว และนำแนวทางการบริหารการผลิตแบบลีน (Lean Manufacturing) มาใช้เพื่อยกระดับประสิทธิภาพและประสิทธิผล
4. IT ลงทุนโครงสร้างพื้นฐานใหม่ทั้งระบบ นำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการเก็บข้อมูล ประมวลผล และวิเคราะห์มากขึ้นในทุกส่วนขององค์กร ทำให้รู้สถานะและสามารถปรับตัวได้ในทันที
5. Support functions การดำเนินการของหน่วยงานสนับสนุนทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นกฎหมาย บริการกลาง จัดซื้อ บัญชีการเงิน และทรัพยากรบุคคล จะต้องเอื้อให้ส่วนงานหลักมีความสามารถการแข่งขันที่สูงขึ้น

ผลสำรวจมาตรการที่ใช้ในช่วงการเปลี่ยนผ่านองค์กรไปสู่สถานะหรือรูปแบบใหม่ ที่ดำเนินการสำรวจในวงจำกัดในช่วงเดือนตุลาคม 2015 ซึ่งมีผู้ตอบกลับมาจำนวน 80 ราย จากทั้งหมด 169 องค์กร พบว่า มาตรการหรือแนวทางที่มีการนำมาใช้นั้นแตกต่างกันไปตามสภาพและความพร้อมของแต่ละราย หลายองค์กรมีการดำเนินการมากกว่าหนึ่งอย่าง ดังนี้ (1) Organization มีผู้ตอบมากที่สุดคือ 96 องค์กร (2) Rapid financial boost 78 องค์กร (3) Operational 77 องค์กร (4) Turnaround/restructure 67 องค์กร (5) Growth 58 องค์กร (6) Business model 52 องค์กร (7) Support functions 49 องค์กร (8) Commercial 45 องค์กร (9) IT 45 องค์กร (10) Digital 34 องค์กร (11) Global 24 องค์กร (12) Innovation and R&D 14 องค์กร (13) แนวทางและวิธีการอื่นๆ 16 องค์กร

จะเห็นได้ว่าการปรับใหญ่ในระดับองค์กร จะมีอยู่สองประเด็นสำคัญคือ การปรับปรุงระบบการจัดการและการตัดสินใจ และการเร่งเครื่ององค์กรให้มีผลประกอบการทางธุรกิจที่ดีอย่างรวดเร็ว ซึ่งเป็นบทบาทและความรับผิดชอบโดยตรงของคณะจัดการหรือทีมผู้บริหารระดับสูง เพราะถ้าตัดสินใจช้าอาจดำเนินการไม่ทันกับการเปลี่ยนแปลงสำคัญ ซึ่งเสมือนสึนามิทางธุรกิจที่ทั้งแรงทั้งเร็ว และพร้อมจะกวาดทุกสิ่งทุกอย่างที่อ่อนแอและขาดโครงสร้างพื้นฐานที่แข็งแรงให้หายไปได้ในทันที

ในขณะที่การปรับใหญ่ในระดับกระบวนการ (แผนก/ฝ่าย/ส่วนงาน) จะให้ความสำคัญกับกระบวนการตลอดห่วงโซ่อุปทาน โดยมีตัวชี้วัดสำคัญอยู่ที่ผลิตภาพ (Productivity) ซึ่งส่งผลสะท้อนกลับขึ้นไปถึงภาพรวมทางการเงินขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการลดต้นทุน การใช้สินทรัพย์ในองค์กรให้เกิดประโยชน์สูงสุด และความสามารถในการทำกำไร

แล้วองค์กรของท่านได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีมากน้อยเพียงใด ถ้าไม่รีบสำรวจตรวจสอบ และลงมือเปลี่ยนรูปแปลงร่างให้แข็งแรง สดใสเหมือนใหม่ มีความทันสมัย โดยนำดิจิทัลเทคโนโลยีมาใช้ให้เร็ววันแล้ว อาจสายเกินแก้ไขก็เป็นไปได้ ชั่วโมงนี้ไม่มีใครช่วยใคร นอกจากตัวเราเองแล้วครับ