ถ้ายังไม่เคลียร์หัวข้อ KPI จะทำให้บรรลุผลได้อย่างไร

ความเข้าใจในเป้าหมาย ในแต่ละข้อ

เพราะถ้าผู้เกี่ยวข้องเข้าใจและตีความ KPI นั้นๆ ไม่เหมือนกัน หรือไม่เข้าใจว่าเป้าหมายนั้นคืออะไร เกิดปัญหาในการทำระบบบริหารผลงานอย่างแน่นอน ยกตัวอย่างเช่นหนึ่งใน KPI องค์กร คือ ระยะเวลาการถือครองสินค้าเฉลี่ย (หน่วย : วัน)

หัวข้อนี้เป็น KPI ระดับองค์กรคำถามสำคัญ คือ ระดับจัดการของทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเข้าใจความหมายว่าอย่างไร และเข้าใจตรงกันหรือไม่ ?

ระยะเวลาถือครองสินค้าเฉลี่ยผมเคยเขียนไปแล้วในบทความก่อนๆ มันคือ Inventory Day หรือบางองค์กรจะใช้คำว่า DIV (Day Inventory Value) สมการคือ

Inventory Day = 365 x (สินค้าคงเหลือเฉลี่ย/COGS ทั้งปี) หน่วย :วัน

หัวข้อนี้ระดับองค์กรจะใช้เป็นตัวเปรียบเทียบ Stock ในแต่ละปีว่า เหมาะสมหรือไม่ เทียบกับยอดขายและแผนการสำรองสินค้าให้ลูกค้า

จากสมการจะเห็นว่าปัจจัยที่เกี่ยวข้องมี 2 ตัวแปรคือ ต้นทุนขาย ซึ่งเป็น ยอดขาย ลบด้วย กำไรเบื้องต้น

แม้จะชื่อต้นทุนขาย แต่อยู่ในบัญชีหมวดค่าใช้จ่าย เพราะเวลาบันทึกบัญชีในการขายสินค้า คือส่วนที่ทำรายการขายและรับเงินจากลูกค้า-เครดิต (Cr.) ยอดขายสินค้า

- เดบิต (Dr.) เงินสด หรือลูกหนี้การค้า และต้องตัดสินค้าออก เพื่อส่งให้ลูกค้า โดยการ

 - เครดิต (Cr.) สินค้าคงเหลือ

 - เดบิต (Dr.) COGS (ต้นทุนสินค้าขาย)

ใจความสำคัญของ KPI ตัวนี้คือ เรามีปริมาณ Stock หรือสินค้าคงเหลือเหมาะสมหรือไม่ สินค้าคงเหลือ ต้องไม่น้อยเกินไป จนรองรับการส่งมอบลูกค้าไม่ทัน และต้องไม่มากเกินไปจนเป็นภาระต้นทุนขององค์กร

โดยปกติ KPI หัวข้อนี้เป็น KPI ระดับองค์กรหรือ KPI ผู้จัดการหน่วยงานต่างๆ แต่ผู้จัดการรับผิดชอบร่วมกันในฐานะทีมบริหารขององค์กร

แต่เวลากระจายมาถึงบุคลากรในหน่วยงาน ไม่จำเป็นต้องใช้หัวข้อเดียวกันกับผู้จัดการ เพราะอย่างที่เรียนว่าผู้จัดการรับมาเพราะเป็นทีมบริหารขององค์กร

หลักการ กำหนด KPI ที่จะกระจายให้บุคลากรในหน่วยงานคือ

1.ผู้จัดการข้อนั้น มีองค์ประกอบอะไรบ้าง (แบ่งเป็นเป้าย่อย)

2.ปัจจัยภายในหน่วยงาน ที่ส่งผลต่อ KPI ข้อนั้นมีอะไรบ้าง

3.มีวิธีการและกระบวนการที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายได้อย่างไร

4.จะวัดเป้าหมาย ย่อยเหล่านั้นได้อย่างไร

เช่น Inventory Day องค์ประกอบคือ สินค้าคงเหลือ (มูลค่า) และมูลค่าต้นทุนสินค้าขายทั้งปี (ต้นทุนของสินค้าที่ขายไป) ดังนั้น ถ้าท่านอยู่หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับปัจจัยใดปัจจัยหนึ่ง เช่น ถ้าเราอยู่ฝ่ายผลิต สิ่งที่เราเกี่ยวข้องชัดเจนคือ มูลค่าสินค้าคงเหลือ หรือต้นทุนสินค้าอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เพราะการคำนวณต้นทุนสินค้า มาจากต้นทุนการผลิต ซึ่งก็จะประกอบด้วย ค่าแรงทางตรง ค่าวัตถุดิบทางตรง (รวมค่านำเข้า) และค่าโสหุ้ยการผลิต

ดังนั้น แทนที่บุคลากรภายในหน่วยงานจะต้องรับหัวข้อ KPI ระยะเวลาการถือครองสินค้าเฉลี่ยก็ควรรับเป็นKPI ต้นทุนการผลิตสินค้าและหัวข้อย่อย ของต้นทุนการผลิตตามที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ๆรับผิดชอบ แทน

สรุปว่า KPI ไม่ว่าจะเป็นระดับ องค์กร ระดับหน่วยงานหรือระดับบุคลากร ก็ตามสิงสำคัญที่สุดคือต้องเข้าใจ อย่างแท้จริงว่าKPI ข้อนั้นหมายถึงอะไรมีปัจจัยอะไรเป็นองค์หรกอบจะต้องทำอะไรให้บรรลุเป้าและ จะวัดผลองค์ประกอบเหล่านั้นได้อย่างไร

ถ้าจัดการกระจาย KPI ได้แบบนี้ทั้งระบบ

ทั้งบุคลกร หน่วยงาน และองค์กรบรรลุเป้าหมายได้อย่างไม่ยาก อย่างแน่นอนครับ

------------------------

อ.ราเชนทร์ พันธุ์เวช

วิทยากร ที่ปรึกษา นักเขียน