สื่อถูกทาง สบายทั้งผู้รับผู้ให้

จึงช่วยให้ไม่เพียงแต่จะสบายใจทั้งผู้ให้และผู้รับ แต่ยังเพิ่มประสิทธิผลในการสื่อสารนั้นอีกด้วย การเลือกว่าจะสื่อสารเรื่องใดกับใคร ด้วยช่องทางใด ขึ้นกับหลายปัจจัย จะเลือกสื่อกันจึงไม่ใช่แค่ว่ามีอะไรใหม่ๆ ก็ใช้สื่อนั้นให้ดูทันสมัยกับทุกคนในทุกเรื่อง เห็นใครมีสมาร์ทโฟนจะติดต่อเรื่องอะไรก็จะไลน์กันอย่างเดียว เรื่องที่คุยกันไม่กี่วินาทีก็รู้เรื่อง กลับต้องใช้เวลาหลายนาทีกว่าจะได้ข้อสรุป หลายคนเลือกใช้ช่องทางสื่อสารที่คุ้นเคยกันโดยลืมคิดถึงทางเลือกทางอื่นที่มีอยู่ในวันนี้

ถ้าเป็นการสื่อสารกันระหว่างสองคน และต้องการข้อสรุปอย่างใดอย่างหนึ่งในช่วงเวลานั้น จะตกลงเรื่องอะไรกันในเวลานั้น ให้เลือกโทรศัพท์คุยกัน อย่าไลน์ตกลงกัน ซึ่งเสียเวลามากกว่า และลดทางเลือกสำหรับการตกลงกันลงไปอย่างมาก ถ้าติดใจไลน์จนกระทั่งไม่อยากจะใช้โทรศัพท์ ให้เลือกใช้ Voice Call แทนการพิมพ์ข้อความติดต่อกัน Voice Call บนสามจี สี่จี หรือ WiFi ในวันนี้มีคุณภาพดีพอที่จะคุยกันรู้เรื่องได้ บางทีจะมีคุณภาพเสียงดีกว่าใช้โทรศัพท์คุยกันเสียอีก

แต่ต้องระวังด้วยว่า คนที่เรากำลังติดต่อด้วยนั้น ยอมรับการใช้รูปแบบการสื่อสารใหม่ๆ นี้มากน้อยแค่ไหน มีประสบการณ์ที่ดีกับรูปแบบการสื่อสารใหม่ๆ นี้มาบ้างหรือไม่ บางคนจะผูกติดอยู่กับรูปแบบการสื่อสารดั้งเดิม จนกระทั่งละเลยรูปแบบการสื่อสารใหม่ๆ ที่มากับเทคโนโลยีใหม่ และใช้อย่างแยกส่วน จะคุยกันเมื่อใด ฉันต้องใช้โทรศัพท์ไว้ก่อน ถ้าจะแชทกัน ฉันถึงจะใช้ไลน์ อาจเคยเห็นบางคนพูดโทรศัพท์ไปพร้อมกับไลน์ติดต่อกัน การเลือกรูปแบบการสื่อสารใหม่ๆ ในการติดต่อเรื่องใดกับใคร ให้พิจารณาว่าคนรับมีความคุ้นเคยกับรูปแบบการสื่อสารใหม่ๆ นั้นมากน้อยเพียงใด เคยฝึกเคยทดลองใช้มาบ้างหรือไม่ เคยบ่นเคยแสดงความไม่พอใจกับคุณภาพของรูปแบบการสื่อสารใหม่ๆ นั้นให้ได้ยินได้เห็นกันมาบ้างหรือไม่ 

ถ้าเป็นการติดต่อกันที่ไม่ต้องการข้อสรุปใดๆ ในเวลานั้น ถามความเห็นในวันนี้ว่า พรุ่งนี้จะกินอะไรดี ให้เลือกใช้รูปแบบการสื่อสารที่คนรับมีเวลาคิดอย่างสบายๆ จะได้คำตอบที่ดีกว่าการโทรศัพท์ไปถาม และผู้รับต้องให้ความเห็นในทันที ยิ่งถ้าเป็นการติดต่อกันในกลุ่มสำหรับเรื่องที่ไม่ได้ต้องการข้อสรุปโดยเร่งด่วน ใช้โทรศัพท์คุยกันคงได้ประสิทธิผลไม่ดีเท่าไลน์หารือกันในกลุ่ม แม้ว่าจะใช้กลไกการประชุมทางโทรศัพท์แล้วก็ตาม ควรปล่อยให้ต่างคนต่างค่อยๆ คิด และเสนอความเห็นใหม่ๆ ให้คนในกลุ่มค่อยๆ รับความคิดความเห็นที่ทยอยมาจากแต่ละคนในกลุ่ม ให้เวลาคิดมากหน่อย ต่างคนต่างคิด ต่างคนต่างทยอยเสนอความเห็นใหม่ๆ ในเรื่องนั้น จะได้ทางเลือกที่ดีมากขึ้น

ถ้าเป็นเรื่องที่ต้องการข้อสรุปในกลุ่มโดยทันที คงไม่มีหนทางสื่อสารอื่นนอกจากนัดเจอะเจอกัน แล้วตกลงกันโดยเจอหน้าตากันทั่วหน้า อย่าพยายามหาข้อสรุปเรื่องสำคัญที่ต้องการข้อสรุปโดยเร่งด่วนโดยการใช้ไลน์ เฟซบุ๊ค หรือแม้แต่โทรศัพท์ รูปแบบการสื่อสารที่จะพอทดแทนได้ในกรณีนี้ มีอย่างเดียวคือ การประชุมผ่านจอภาพ การตัดสินใจเรื่องสำคัญร่วมกันนั้น กระทำโดยเห็นหน้าเห็นตากันดีกว่าแค่ได้ยินเสียง

หรือที่แย่ลงไปอีกคือ เห็นแค่ข้อความแสดงความเห็นของแต่ละคนที่ต้องร่วมกันตัดสินใจ ให้ระลึกไว้เสมอว่า คนเราสื่อสารกันโดยใช้หลากหลายช่องทาง เรารู้ความรู้สึกของคนอื่นได้จากการเห็นหน้าเห็นตา โดยปราศจากคำพูดให้ได้ยินแม้แต่คำเดียว แค่จ้องตาก็รู้แล้วว่าพอใจหรือไม่พอใจกับความเห็นนั้น เรื่องสำคัญที่ต้องตัดสินใจร่วมกันในกลุ่มภายในเวลาจำกัด ต้องการสาระมากกว่าที่ไลน์ เฟซบุ๊ค หรืออีเมล จะส่งผ่านไปยังทุกคนในกลุ่มได้ 

หากเป็นการสั่งการที่คนใหญ่คนโตตัดสินใจเรื่องนั้นไปแล้ว ต้องการแค่สั่งการให้ทราบ ก็ไม่จำเป็นต้องมาเจอะเจอหน้าตากัน สั่งการผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์สารพัดรูปแบบที่มีอยู่ในวันนี้ อาจได้ผลดีในด้านความสบายใจของผู้รับมากกว่า การตัดสินใจที่คนใหญ่คนโตกระทำไปแล้ว และการตัดสินใจนั้นส่งผลในทางลบกับผู้คนในองค์กร ควรสื่อสารผ่านช่องทางที่คนใหญ่คนโตไม่ต้องเห็นต้องได้ยินผู้คนดีกว่า คนให้ก็สบายที่ไม่ได้ยินคำบ่นจากคนรับ คนรับก็สบายที่เจ็บปวดจากการรับข่าวสารนั้นเพียงครั้งเดียว ไม่ต้องทนฟังการโต้ตอบที่ตามมา ด้วยข้อความที่ย่ำแย่อีกมากมายจากคนใหญ่คนโต

ผู้บริหารหน่วยงานหนึ่งเลื่อนกำหนดการผลิตไปจากเดิม เปลี่ยนให้เหมือนกับประเทศตะวันตก โดยยกโลกาภิวัตน์มาเป็นเหตุ ผลที่ตามมาคือ การจ่ายค่าตอบแทนให้คนงานต้องเปลี่ยนตามไปด้วย ผู้บริหารท่านนั้นเรียกประชุมพนักงานแล้วแจ้งพร้อมเสียงหัวเราะของตนเองว่า คนงานจะได้เงินตอบแทนช้าลงสามเดือน ตามกำหนดการผลิตที่เปลี่ยนแปลงไป คงเดากันได้ว่าอะไรจะตามมา จากการเลือกวิธีการสื่อสารเรื่องสำคัญ ที่คนใหญ่คนโตได้ตัดสินใจไปแล้วด้วยวิธีนี้

ถ้าไม่ต้องการความคิดความเห็นใดจากผู้รับเพื่อประกอบการตัดสินใจ เลือกสื่อสารทางเดียวในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ดีกว่า ที่น่าเวทนาขึ้นไปอีกคือ พอผู้บริหารท่านนั้นนึกได้ว่าอาจมีคนงานเดือดร้อนจากการได้รับค่าตอบแทนช้าลง ท่านก็ให้เลขาไลน์ไปในกลุ่มคนงานว่า ใครเดือดร้อนให้ตอบมาทางกลุ่มไลน์นั้น ผู้บริหารที่ไม่รู้จักเลือกรูปแบบการสื่อสารที่เหมาะสม สร้างความเจ็บปวดให้กับผู้รับสาร ซึ่งก็คือบุคลากรของตนเองซ้ำแล้วซ้ำอีกอยู่เสมอ